Sachbearbeiter (m/w/d) Back Office

Headway Personal; Stuttgart; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

25 Urlaubstage

Zuschüsse zur betrieblichen Altersvors

Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)

Vermögenswirksame Leistungen

Moderner IT-Arbeitsplatz

Job summary

Headway Personal vermittelt eine Stelle als Sachbearbeiter (m/w/d) im Bereich Back Office bei einem öffentlichen IT-Dienstleister des Landes Baden-Württemberg in Stuttgart. Die Position ist unbefristet, Vollzeit und erfordert eigenverantwortliche Büroorganisation sowie Verwaltung von IT-Tickets.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder einen betriebswirtschaftlichen Hochschulabschluss mit, verfügen über mindestens zwei Jahre Erfahrung im Back-Office, sowie hervorragende Deutschkenntnisse

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Hochschulstudium (Bachelor).
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Back-Office-/ Büromanagement-Bereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift) auf Niveau C2.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und Bearbeitung von IT-Tickets im internen System.
• Terminmanagement und Organisation von Veranstaltungen inklusive Räumlichkeiten und Gästen.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inkl. Reporting.
• Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool.
• Koordination zwischen Abteilungen bezüglich Schriftgutverwaltung und Vorlagen.

Skills

Back Office Erfahrung

Teamfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Zeitmanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftlicher Hochschulabschluss

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

OneNote

Word

Job description

Einsatzort: Feuerbach, 70469 Stuttgart, Germany

Auf einen Blick: 70469 Stuttgart | Bereich: IT | Vollzeit

Sie suchen einen sicheren Job mit abwechslungsreichen Aufgaben bei einem öffentlichen IT-Dienstleister des Landes Baden-Württemberg?

Dann starten Sie jetzt im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung als Sachbearbeiter (m/w/d) im Bereich Back Office bei unserem Kunden in 70469 Stuttgart.

Das bieten wir Ihnen

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• 25 Urlaubstage (steigend mit Betriebszugehörigkeit)
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)
• Vermögenswirksame Leistungen
• Moderner IT-Arbeitsplatz beim öffentlichen Auftraggeber
• Klare Prozesse und strukturierte Arbeitsumgebung
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
• Allgemeine Projekttätigkeiten
• Allgemeine organisatorische Aufgaben

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-kaufmann, Bürokauffrau/-kaufmann oder Verwaltungsfachangestellte/-r oder einen betriebswirtschaftlichen Hochschulabschluss (Bachelor)
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten
• Sehr gute PC-Kenntnisse und Erfahrung in Outlook, Excel, Powerpoint, OneNote und Word
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich (Niveaustufe C2)
• Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Durchsetzungsvermögen
• Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein
• Gutes Zeitmanagement
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Adressatengerechte kommunikative Fähigkeiten gegenüber internen und externen Personen verschiedener Hierarchiestufen
• Zeitable und örtliche Flexibilität
• Systematische und flexible Denkweise
• Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung ist ein Plus

Einsatzort: Feuerbach, 70469 Stuttgart, Germany

Wir legen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit.

Bewerbungen begrüßen wir unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung oder sozialem bzw. religiösem Hintergrund.