Project Management Officer (PMO)

TYC Personalmanagement; München; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

TYC Personalmanagement sucht am Standort München für einen Kunden aus der Gesundheitsbranche eine administrative Unterstützung. Sie arbeiten primär vor Ort, mit der Möglichkeit von 50% Remote nach Einarbeitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Beschaffungsprozesse in SAP, Dokumenten- und Vertragsmanagement, Budgetmonitoring sowie die Organisation von Meetings, Schulungen und Team-Events. Einsatzort ist München; eine kaufmännische Ausbildung ist erforderlich, idealerweise mit ≥2 Jahren Erfahrung.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit Erfahrungen.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung ideal.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse.
• Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP.
• Unterstützung des Direktors der Abteilung und Dokumentenmanagement.
• Vertrags- und Budget-Tracking, Pflege des Budget-Trackers.
• Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Onboarding neuer Kolleg:innen.
• PMO-Mitwirkung zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse.

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englisch

Deutsch

Analytisches Mindset

Flexibilität

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Alternative vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung

Tools

SAP

Microsoft Office

Budget-Tracking-Tools

Job description

Als Personalvermittler unterstützen wir Unternehmen im gesamten Rekrutierungsprozess – von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Einer unserer Kunden arbeitet seit den Anfängen der industriellen Arzneimittelherstellung an der Erforschung, Entwicklung und Produktion innovativer Medikamente. Der Sitz der Europazentrale und der deutschen Tochtergesellschaft befindet sich jeweils in München. In Europa verfügt unser Kunde derzeit über 12 Landesniederlassungen und beschäftigt dort über 2.500 Mitarbeiter.

Für diesen Kunden suchen wir an seinem Standort in München einen

Ihre Aufgaben:

AdministrativeundOrganisatorischeUnterstützung:

• AdministrativeUnterstützungbeiBeschaffungsprozesseninSAP
• AdministrativeUnterstützungdesDirektorsderAbteilung
• DokumentenmanagementundVertragsmanagementinnerhalbderAbteilung
• MithilfebeiderOrganisationvonMeetingsinklusivederTerminkoordination
• OrganisationvonTagungen,EventsundteaminternenAngelegenheiten
• AdministrativeUnterstützungnachBedarfimRahmenvonAd-hoc-Projekte

RechnungsverwaltungundUnterstützunginBudgetfragen:

• PrüfungundFreigabevonRechnungensowiederenAbgleichmitBestellungen
• VerwaltungvonCross-ChargesgemäßdengeltendenAnforderungen,wozutreffend
• ErfassungvonLeistungenimSystemsowiePflegedesBudget-undProjekttrackers
• SupportderKostenstellenverantwortlichenbeiBudgetplanung&-monitoring

TrainingsunterstützungundProzessoptimierung:

• Ansprechpartner für die Abrechnung von Veranstaltungen für Mitarbeitende und unseren Dienstleister
• Prozessevaluierung & -optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Durchführung der Schulung zu dem Prozess
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei der Planung von Schulungen und dem Onboarding neuer Kolleg:innen
• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechenden Erfahrungen erforderlich (idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung)
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools, idealerweise in einer cross-funktionalen Arbeitsumgebung
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Lever Support und Trainings von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise mit Interesse an Gesundheitsthemen
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität sich in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Schnelle Auffassungsgabe & Lösungsorientiertes Arbeiten
• Erfahrung im agilen Arbeiten von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit

Remotemöglichkeit:

Einarbeitung vor Ort, danach hybride Arbeiten (50% Remote)

Reisetätigkeit:

Optional, maximal zweimal pro Jahr 1