Project Management Officer/ Administrative Coordinator

Progressive Recruitment; München; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Job summary

SThree Germany sucht eine/n Project Management Officer (PMO) / Admin Coordinator in München, eine Vollzeitstelle mit befristeter Laufzeit von 12–18 Monaten. Sie unterstützen Beschaffungsprozesse in SAP, das Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie die Organisation von Meetings und Events.

Zu Ihren Aufgaben gehören Rechnungsprüfung, Budgetabgleich, Kostenstellensteuerung und die Mitarbeit im PMO-Team zur Prozessoptimierung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation, idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung.
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools.
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung.
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Level Support und Schulungen von Vorteil.
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse.
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise.
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität sich in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
• Erfahrung im agilen Arbeiten von Vorteil.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP
• Administrative Unterstützung des Direktors der Abteilung
• Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement innerhalb der Abteilung
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings inklusive der Terminkoordination
• Organisation von Tagungen, Events und teaminternen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen von Ad-hoc-Projekten
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie deren Abgleich mit Bestellungen
• Verwaltung von Cross-Charges gemäß den geltenden Anforderungen
• Erfassung von Leistungen im System sowie Pflege des Budget- und Projekttrackers
• Support der Kostenstellenverantwortlichen bei Budgetplanung & – monitoring
• Ansprechpartner für die Abrechnung von Veranstaltungen
• Prozessevaluierung & – optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Durchführung der Schulung zu dem Prozess
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei der Planung von Schulungen und dem Onboarding neuer Kolleg:innen

Skills

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Teamplayer

Analytisches Mindset

Lösungsorientiertes Arbeiten

Flexibilität

Schnelle Auffassungsgabe

Reisebereitschaft

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office

IT-Systeme/1st Level Support

Job description

Project Management Officer (PMO) / Admin Coordinator

Angaben zur Tätigkeit:

Administrative und Organisatorische Unterstützung:

• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP
• Administrative Unterstützung des Direktors der Abteilung
• Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement innerhalb der Abteilung
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings inklusive der Terminkoordination
• Organisation von Tagungen, Events und teaminternen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen von Ad-hoc-Projekte

Rechnungsverwaltung und Unterstützung in Budgetfragen:

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie deren Abgleich mit Bestellungen
• Verwaltung von Cross-Charges gemäß den geltenden Anforderungen, wo zutreffend
• Erfassung von Leistungen im System sowie Pflege des Budget- und Projekttrackers
• Support der Kostenstellenverantwortlichen bei Budgetplanung & – monitoring

Trainingsunterstützung und Prozessoptimierung:

• Ansprechpartner für die Abrechnung von Veranstaltungen für Mitarbeitende und unseren Dienstleister
• Prozessevaluierung & – optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Durchführung der Schulung zu dem Prozess
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei der Planung von Schulungen und dem Onboarding neuer Kolleg:innen

Fachliche Anforderungen:

• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechenden Erfahrungen erforderlich (idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung)
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools, idealerweise in einer cross-funktionalen Arbeitsumgebung
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Lever Support und Trainings von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise mit Interesse an Gesundheitsthemen
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität sich in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Schnelle Auffassungsgabe & Lösungsorientiertes Arbeiten
• Erfahrung im agilen Arbeiten von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit

Arbeitszeit: Vollzeit

Remotemöglichkeit: Einarbeitung vor Ort, danach hybrides Arbeiten (50 % Remote)

Reisetätigkeit: Optional, maximal zweimal pro Jahr

Die Stelle ist zunächst auf 12-18 Monate befristet

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