Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Areal-Group-Wealth-Management-Gmbh; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

28 Urlaubstage

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderner Arbeitsplatz

Job summary

Areal-Group-Wealth-Management-GmbH in Berlin sucht eine erfahrene Verwaltungsassistenz, die den Empfang als ersten Anlaufpunkt betreut und Partner professionell empfängt.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Veranstaltungsorganisation, Bürobedarf, Kalendermanagement und Unterstützung im operativen Geschäft. Sie arbeiten diskret, detailorientiert und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen.
• Diskretion und souveränes Auftreten im Umgang mit Geschäftspartnern.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Souveränes Kontaktmanagement und Kalendermanagement.

Responsibilities

• Empfang als erster Anlaufpunkt für Geschäftspartner, Bewerber und Externe – telefonisch, persönlich und per E-Mail.
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Terminen und Veranstaltungen, Gäste bewirten.
• Büroorganisation: Bedarfsermittlung und Bestellungen diverser Büromaterialien inkl. Kostenplanung.
• Administrative Unterstützung: Kalenderverwaltung, Reisekoordination, Reiseplanungen.
• Meetings vorbereiten: Agenda, Präsentationen, Briefings, Dokumentation und Nachverfolgung.
• Zentraler Ansprechpartner für Stakeholder, Informationsfluss auf allen Ebenen, Bearbeitung externer/internen Abstimmungen.
• Neutraler Zuhörer und Begleiter, diskrete Lösung von Herausforderungen.
• Events & Veranstaltungen auch abends oder am Wochenende nach Absprache.

Skills

Diskretion

Organisation

Kommunikation

Englisch & Deutsch

Proaktive Arbeitsweise

Terminkoordination

Tools

MS Office

Job description

Ihre Aufgaben

• Am Empfang sind Sie der erste freundliche Berührungspunkt für Geschäftspartner, Bewerber und andere externe Personen, ob in Persona, am Telefon oder per E-Mail.
• Sie übernehmen die Planung, Vorbereitung sowie Durchführung von Terminen und Veranstaltungen und bewirten unsere Gäste.
• Gemeinsam mit einer Kollegin übernehmen Sie die gesamte Büroorganisation dazu gehören die Bedarfsermittlung undBestellungen diverser Büromaterialien inkl. Kostenplanung.
• Administrative und operative Unterstützung: Verwaltung eines komplexen Kalenders, Empfehlungen aussprechen und Entscheidungen treffen um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten (einschließlich Reisekoordination) .
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Ablauforganisation durch Vorbereitung von Agenda, Präsentationen und Briefings, ggf. Dokumentation von Ergebnissen und Nachverfolgung von Aufgaben und Fortschritten.
• Zentraler Ansprechpartner für alle Stakeholder, Management des Informationsflusses auf allen Ebenen und Verantwortlichkeit für die Bearbeitung von externen und internen Abstimmungsanfragen.
• Neutraler Zuhörer und Begleiter um Herausforderungen voraussehen und sie in einer diskreten und ruhigen Art und Weise zu bewältigen.
• Begleitung von Events & Veranstaltungen ggf. auch abends und am Wochenende (nach Absprache).

Ihr Profil

• mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen, vorzugsweise in einem dynamischen Umfeld mit Augenmerk auf Diskretion
• flexible Denkweise und Freude an neuen Herausforderungen
• proaktive und positive Einstellung sowie Bereitschaft, Ideen und Projekte zu gestalten
• Überzeugungsfähigkeit gegenüber anspruchsvollen Geschäftspartnern
• Erfahrungen im Projektmanagement sind ein Plus
• ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten und ein Auge für Details
• Fähigkeit strikte Deadlines einzuhalten und Prioritätskonflikte zu lösen
• hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
• sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Paketes

Warum wir?

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit hervorragender Perspektive und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten durch Aus- und Weiterbildungen
• ein überdurchschnittliches Vergütungspaket mit 28 Urlaubstagen plus Heiligabend und Silvester frei
• eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, gesund wachsenden Unternehmen mit einem erfahrenen und erfolgreichen Team
• einen attraktiven und modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit optimaler Anbindung