Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Areal Group Wealth Management GmbH; Berlin; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

28 Urlaubstage + Heiligabend & Silvest

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Zentraler Standort in Berlin

Job summary

Areal Group Wealth Management GmbH sucht eine erfahrene Assistenz/Empfangsperson zur Unterstützung des Managementteams in Berlin. Sie fungieren als zentraler Kontaktpunkt, koordinieren Termine, planen Veranstaltungen und erledigen die Büroorganisation mit Kostenkontrolle.

Zu Ihren Aufgaben gehören Kalenderverwaltung, Reisekoordination, Meetingvor- und Nachbereitung sowie die Betreuung externer Stakeholder in Deutsch und Englisch. Flexibilität bei Abend-/Wochenendterminen wird erwartet.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position, idealerweise in dynamischem Umfeld.
• Diskretion und vertrauliche Behandlung sensibler Informationen.
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.

Responsibilities

• Empfang bzw. zentraler Ansprechpartner für Geschäftspartner, Bewerber und Externe.
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Terminen und Veranstaltungen, Bewirtung von Gästen.
• Büroorganisation inklusive Bedarfsermittlung und Bestellungen von Büromaterialien, Kostenplanung.
• Administrative Unterstützung, Kalendereinsatz, Reisekoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Informationsfluss managen und Abstimmungen mit Stakeholdern koordinieren.
• Begleitung von Events, ggf. Abende/ Wochenenden nach Absprache.

Skills

Diskretion

Organisationstalent

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Verhandlungsgeschick

Projektmanagement

MS Office Kenntnisse

Tools

MS Office

Job description

Ihre Aufgaben

• Am Empfang sind Sie der erste freundliche Berührungspunkt für Geschäftspartner, Bewerber und andere externe Personen, ob in Persona, am Telefon oder per E-Mail.
• Sie übernehmen die Planung, Vorbereitung sowie Durchführung von Terminen und Veranstaltungen und bewirten unsere Gäste.
• Gemeinsam mit einer Kollegin übernehmen Sie die gesamte Büroorganisation dazu gehören die Bedarfsermittlung undBestellungen diverser Büromaterialien inkl. Kostenplanung.
• Administrative und operative Unterstützung: Verwaltung eines komplexen Kalenders, Empfehlungen aussprechen und Entscheidungen treffen um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten (einschließlich Reisekoordination) .
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Ablauforganisation durch Vorbereitung von Agenda, Präsentationen und Briefings, ggf. Dokumentation von Ergebnissen und Nachverfolgung von Aufgaben und Fortschritten.
• Zentraler Ansprechpartner für alle Stakeholder, Management des Informationsflusses auf allen Ebenen und Verantwortlichkeit für die Bearbeitung von externen und internen Abstimmungsanfragen.
• Neutraler Zuhörer und Begleiter um Herausforderungen voraussehen und sie in einer diskreten und ruhigen Art und Weise zu bewältigen.
• Begleitung von Events & Veranstaltungen ggf. auch abends und am Wochenende (nach Absprache).

Ihr Profil

• mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen, vorzugsweise in einem dynamischen Umfeld mit Augenmerk auf Diskretion
• flexible Denkweise und Freude an neuen Herausforderungen
• proaktive und positive Einstellung sowie Bereitschaft, Ideen und Projekte zu gestalten
• Überzeugungsfähigkeit gegenüber anspruchsvollen Geschäftspartnern
• Erfahrungen im Projektmanagement sind ein Plus
• ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten und ein Auge für Details
• Fähigkeit strikte Deadlines einzuhalten und Prioritätskonflikte zu lösen
• hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
• sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Paketes

Warum wir?

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit hervorragender Perspektive und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten durch Aus- und Weiterbildungen
• ein überdurchschnittliches Vergütungspaket mit 28 Urlaubstagen plus Heiligabend und Silvester frei
• eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, gesund wachsenden Unternehmen mit einem erfahrenen und erfolgreichen Team
• einen attraktiven und modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit optimaler Anbindung