Office Operations Team Member (m/w/d)

Westhouse Group; Hamburg; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Westhouse Group ist eines der führenden Recruitment-Unternehmen für IT- und Engineering-Fachkräfte mit Sitz in Hamburg. Gesucht wird ein Office Operations Team Member (m/w/d) in Vollzeit vor Ort in Hamburg.

Zu Ihren Aufgaben gehört der Empfang, die Koordination von Besprechungsräumen sowie die Planung interner Veranstaltungen und die Verwaltung von Reservierungen. Zudem arbeiten Sie eng mit internen Teams und Veranstaltern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Qualifications

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Freundliches, professionelles Auftreten.
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise.
• Erfahrung im Office Management, Empfang, Veranstaltungsmanagement oder Kundenservice von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit digitalen Buchungs- und Reservierungssystemen.
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Erste Berufserfahrung (Junior-Level).

Responsibilities

• Erster Ansprechpartner für Kunden und interne Mitarbeitende im Hamburger Büro sowie freundlicher Empfang und Betreuung der Besucher.
• Empfang und Begleitung von Kunden zu den jeweiligen Besprechungsräumen.
• Planung, Koordination und Verwaltung von Besprechungsräumen und internen Veranstaltungen.
• Abstimmung der Raumausstattung und technischen Anforderungen sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Vorbereitung der Räumlichkeiten.
• Kommunikation und Abstimmung mit Veranstaltern und internen Teams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Verwaltung und Bearbeitung von Raum- und Arbeitsplatzreservierungen über das interne EMS-Buchungssystem.
• Überwachung von Buchungsanfragen, Wartelisten und langfristigen Raumbuchungen.
• Bearbeitung und Bestätigung von Buchungen sowie Aktualisierung der Reservierungsdaten im System.
• Ansprechpartner für lokale Anfragen und Buchungen von Videokonferenzen.
• Überprüfung der Raumauslastung sowie Erstellung entsprechender Auswertungen und Reports.
• Sicherstellung eines einheitlichen Servicestandards und einer professionellen Präsentation der Räumlichkeiten.

Tools

Digitale Buchungs- und Reservierungssysteme

Job description

Westhouse ist eines der führenden Recruitment-Unternehmen für die Vermittlung hochqualifizierter Fachexperten aus dem gesamten IT-Lifecycle- und Engineering-Bereich.

Für unseren Kunden suchen wir aktuell eine/n

Office Operations Team Member (m/w/d) - Hamburg

Rahmeninformationen

• Referenz: 180784
• Start: 2026-12-01
• Standort: Hamburg
• Arbeitsumfang: full-time
• Sprachen: Deutsch

Ihre Qualifikationen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Freundliches, professionelles und kommunikatives Auftreten.
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise.
• Erfahrung im Office Management, Empfang, Veranstaltungsmanagement oder Kundenservice von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit digitalen Buchungs- und Reservierungssystemen.
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Erste Berufserfahrung (Junior-Level).

Ihre Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für Kunden und interne Mitarbeitende im Hamburger Büro sowie freundlicher Empfang und Betreuung der Besucher.
• Empfang und Begleitung von Kunden zu den jeweiligen Besprechungsräumen.
• Planung, Koordination und Verwaltung von Besprechungsräumen und internen Veranstaltungen.
• Abstimmung der Raumausstattung und technischen Anforderungen sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Vorbereitung der Räumlichkeiten.
• Kommunikation und Abstimmung mit Veranstaltern und internen Teams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Verwaltung und Bearbeitung von Raum- und Arbeitsplatzreservierungen über das interne EMS-Buchungssystem.
• Überwachung von Buchungsanfragen, Wartelisten und langfristigen Raumbuchungen.
• Bearbeitung und Bestätigung von Buchungen sowie Aktualisierung der Reservierungsdaten im System.
• Ansprechpartner für lokale Anfragen und Buchungen von Videokonferenzen.
• Überprüfung der Raumauslastung sowie Erstellung entsprechender Auswertungen und Reports.
• Sicherstellung eines einheitlichen Servicestandards und einer professionellen Präsentation der Räumlichkeiten.

Rahmenbedingung

• Einsatzort: Hamburg
• Start: 01.12.2026
• Ende: 31.05.2027
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Arbeitsmodell: 100 % vor Ort
• Seniorität: Junior
• Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung (Temp Distribution Channel)
• Sprachen: Deutsch und Englisch fließend
• Voraussetzung: Kandidaten müssen ihren Wohn- und Arbeitsstandort in Deutschland haben.