Executive Assistant (m/w/d)

Westhouse Group; Hamburg; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Westhouse Group sucht für Hamburg eine/n Executive Assistant (m/w/d) mit mehr als fünf Jahren Erfahrung in anspruchsvollen Assistenz- oder Projektmanagementaufgaben. Die Rolle umfasst die Unterstützung der Geschäftsführung, Organisation von Meetings, Reporting und Prozessoptimierung.

Sie arbeiten eng mit Führungskräften zusammen, gestalten Prioritäten zuverlässig und behalten Fristen im Blick. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie MS 365-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Referent, oder Projektmanagement.
• Idealerweise Erfahrung aus Mittelstand, Beratung, Hotellerie oder vergleichbarem Umfeld.
• Zusammenarbeit mit Geschäftsführern/Management auf Managementebene.
• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Flexibilität im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Prioritäten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie analytisches, strategisches Denkvermögen.
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
• Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• MS 365-Kompetenz: PowerPoint, Excel, Outlook beherrschen.

Responsibilities

• Themen, Prioritäten und Aufgaben der Geschäftsführung strukturieren und koordinieren.
• Mehrere Geschäftsführer mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen unterstützen.
• Aufgaben proaktiv und eigenverantwortlich übernehmen und Umsetzung sicherstellen.
• Geschäftsführungsmeetings, Gespräche, Präsentationen und strategische Entscheidungen vorbereiten.
• Shareholder-Reporting koordinieren, Kennzahlen konsolidieren und adressatengerecht aufbereiten.
• Analysen, Auswertungen, Präsentationen und fundierte Entscheidungsgrundlagen erstellen.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern koordinieren und Informationsfluss sicherstellen.
• Eigenständig Projekte, Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifende Themen treiben.
• Fristen, offene Aufgaben und nächste Schritte überwachen und Handlungsbedarf identifizieren.
• Termin- und Reiseorganisation unterstützen und Prozesse im Umfeld der Geschäftsführung optimieren.

Skills

Berufserfahrung in Assistenz/Referent/

Tools

Microsoft 365

PowerPoint

Excel

Outlook

Job description

Westhouse ist eines der führenden Recruitment-Unternehmen für die Vermittlung hochqualifizierter Fachexperten aus dem gesamten IT-Lifecycle- und Engineering-Bereich.

Für unseren Kunden suchen wir aktuell eine/n

Executive Assistant (m/w/d) - Hamburg

Rahmeninformationen

• Referenz: 180862


• Start: 2027-01-01


• Standort: Hamburg


• Arbeitsumfang: full-time40 Std./Woche


• Sprachen: deutsch & englisch

Ihre Qualifikationen

• Sie verfügen über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Referenten-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Position


• Sie bringen idealerweise Erfahrung aus einem mittelständischen Unternehmen, einer Unternehmensberatung, der Hotellerie oder einem vergleichbar dynamischen Arbeitsumfeld mit


• Sie haben bereits eng mit Geschäftsführern, dem Management oder Führungskräften zusammengearbeitet und sind mit den Anforderungen auf Managementebene vertraut


• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise aus und erkennen selbstständig Möglichkeiten zur Entlastung der Geschäftsführung


• Sie sind flexibel und können sich schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten, Arbeitsweisen und Prioritäten einstellen


• Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent sowie analytisches, strategisches und unternehmerisches Denkvermögen


• Sie sind sicher im Umgang mit Zahlen, Kennzahlen, Analysen und der Erstellung professioneller Managementpräsentationen


• Sie überzeugen durch ein souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Serviceorientierung


• Sie zeichnen sich durch Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine hohe Vertrauenswürdigkeit aus


• Sie beherrschen Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook, auf einem sehr guten Niveau


• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

• Sie strukturieren und koordinieren laufende Themen, Prioritäten und Aufgaben der Geschäftsführung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft


• Sie unterstützen mehrere Geschäftsführer mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und stellen sich flexibel auf deren individuelle Anforderungen und Arbeitsweisen ein


• Sie übernehmen Aufgaben proaktiv und eigenverantwortlich und stellen deren konsequente Umsetzung und termingerechten Abschluss sicher


• Sie bereiten Geschäftsführungsmeetings, wichtige Gespräche, Präsentationen und strategische Entscheidungen professionell vor


• Sie koordinieren das Shareholder-Reporting, konsolidieren Kennzahlen und Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen und bereiten diese adressatengerecht auf


• Sie erstellen Analysen, Auswertungen, Präsentationen und fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung


• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern und stellen einen zuverlässigen Informationsfluss sicher


• Sie übernehmen eigenständig Projekte, Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifende Themen und treiben deren Umsetzung aktiv voran


• Sie überwachen Fristen, offene Aufgaben und nächste Schritte und identifizieren frühzeitig Handlungsbedarf


• Sie unterstützen bei der Termin- und Reiseorganisation und optimieren kontinuierlich Prozesse und Arbeitsabläufe im direkten Umfeld der Geschäftsführung