Office Managerin (m/w/d) Teamassistentin

DIE MAtCHERIN; Köln; Hybrid; EUR 25,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeit (30–32 Std.)

Homeoffice ca. 40%

Gehalt bis zu 42.000 €

Moderner Arbeitsplatz in Köln

35 Urlaubstage pro Jahr

Zuschuss Urban Sports Club/Deutschland

Internationales Team-Event jährlich

Flache Hierarchien

Job summary

DIE MAtCHERIN sucht eine engagierte OFFICE-Managerin/Teamassistenz zur organisatorischen Drehscheibe im Büro in Köln. Sie entlastet die Geschäftsführung, kümmert sich um Buchhaltungsvorbereitung, Mahnwesen und Rechnungsstellung und pflegt die Schnittstelle zu Steuerbüro und IT-Dienstleistern.

Sie bringt eine kaufmännische Ausbildung mit, ist sicher in Deutsch, gut in Englisch und routiniert in MS-Office. Flexible Arbeitszeiten mit Teilzeit, Homeoffice-Anteil ca.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office-Management oder Teamassistenz.
• Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse.
• MS-Office-Routinen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sowie Grundkenntnisse in DATEV.
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Offenes, weltoffenes Auftreten und Teamgeist.

Responsibilities

• Du hältst den Geschäftsführern organisatorisch den Rücken frei.
• Du kümmerst dich um vorbereitende Buchhaltung, Mahnwesen und Rechnungsstellung.
• Du bildest die Schnittstelle zum externen Steuerbüro und IT-Dienstleistern.
• Du begleitest administrative HR-Abläufe vom Onboarding bis zur Zeiterfassung.
• Du koordinierst Büroabläufe, Bestellungen und Infrastrukturwartung.
• Du organisierst interne Teamevents, Strategietage und Weihnachtsfeier.
• Du wirkst bei der Einführung neuer digitaler Tools für Projektmanagement mit.

Skills

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

MS Office

DATEV-Grundkenntnisse

IT-Affinität

Organisationstalent

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

DATEV

Job description

Stellenbeschreibung

Hier das Video zur Stelle auf Youtube schauen!

Benefits

• Teilzeitposition (30 bis 32 Stunden) flexible Arbeitszeiten mit ca. 40% Homeoffice-Anteil
• Gehalt von bis zu 42.000 € bei 30 Stunden
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln (TOP ÖPNV Anbindung aber auch Parkplatz vor Ort)
• 35 Urlaubstage pro Jahr (mit der Option, bis zu 10 Tage auszahlen zu lassen)
• Zuschuss zur Urban Sports Club-Mitgliedschaft, Deutschlandticket
• Jährliches internationales Team-Event an wechselnden Reisezielen (international)
• Herzliches, internationales Team mit guten Vibes und flachen Hierarchien

Aufgaben

• Du hältst den Geschäftsführern im Tagesgeschäft organisatorisch den Rücken frei
• Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung, das Mahnwesen und die Rechnungsstellung
• Du bildest die Schnittstelle zum externen Steuerbüro sowie zu IT-Dienstleistern
• Du begleitest administrative HR-Abläufe vom Onboarding über die Auswertung der Zeiterfassung bis zum Abwicklungsprozess
• Du kümmerst dich um die Koordination aller Büroabläufe, Bestellungen und die Instandhaltung der Infrastruktur
• Du organisierst interne Teamevents, Strategietage und die jährliche Weihnachtsfeier
• Du wirkst engagiert bei der Einführung neuer digitaler Tools für Projektmanagement und Zeiterfassung mit

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste fundierte Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz oder Büroorganisation
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für den täglichen Austausch im internationalen Umfeld
• Routine im Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sowie Grundkenntnisse in DATEV, IT Affinität (oder auch „keine Angst vor der Technik")
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit
• Andere beschreiben dich als pfiffig, engagiert, neugierig und weltoffen. Du denkst mit, nimmst Dinge gerne in die Hand und bist dir für nichts zu schade
• Freude daran, als empathische Ansprechperson das Team zusammenzuhalten und Prozesse pragmatisch anzugehen

Hier findest du ein internationales und persönliches Beratungs-Team vor, in dem gegenseitige Unterstützung und Freude an der Arbeit großgeschrieben werden. Als gute Seele des Büros hältst du allen den Rücken frei und bist die geschätzte Anlaufstelle für kleine und große Anliegen im Alltag. Dich erwartet ein moderner Arbeitsplatz mitten in Köln mit viel Freiraum für flexibles und eigenverantwortliches Arbeiten.

Über das Unternehmen

• Inhabergeführte Unternehmensberatung für Transformation, Markenstrategie und Kommunikation
• Hauptsitz im Herzen von Köln (PLZ 50672)
• Sympathisches Team von rund 15 SpezialistInnen am Kölner Standort
• Spannender Kundenstamm aus namhaften Mittelständlern und globalen Konzernen
• Modernes, flexibles Arbeitsumfeld mit familiärer Atmosphäre und flachen Hierarchien

Du fühlst dich angesprochen und möchtest die organisatorische Drehscheibe in einem sympathischen Team werden?

Arbeitsorte

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• 50672 Köln