Office Managerin (m/w/d) Teamassistentin

DIE MAtCHERIN - Marie Kornhoff; Köln; Hybrid; EUR 40,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice 40%

35 Urlaubstage

Urban Sports Club Zuschuss

Deutschlandticket

Internationales Team-Event

Parkplatz vor Ort

Zentrale Lage – Köln

Job summary

DIE MAtCHERIN in Köln sucht eine engagierte Office-Management-Unterstützung in Teilzeit (30–32 Std./Woche). Sie entlastet die Geschäftsführung, kümmert sich um Buchhaltung, HR-Prozesse und Koordination des Bürobetriebs.

Arbeiten Sie in einem internationalen Team mit flachen Hierarchien und flexiblen Arbeitszeiten. Der Job bietet 40% Homeoffice, 35 Urlaubstage, Bonusleistungen wie Urban Sports Club und Deutschlandticket sowie ein modernes Büro im Herzen von Köln.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management/Teamassistenz.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Routine im MS-Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sowie Grundkenntnisse in DATEV und IT-Affinität.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Offene, weltoffene Teamplayer-Mentalität.
• Freude daran, das Team als empathische Ansprechperson zusammenzuhalten.

Responsibilities

• Du hältst den Geschäftsführern im Tagesgeschäft organisatorisch den Rücken frei.
• Du kümmerst dich um vorbereitende Buchhaltung, Mahnwesen und Rechnungsstellung.
• Du bildest die Schnittstelle zum externen Steuerbüro sowie IT-Dienstleistern.
• Du begleitest administrative HR-Abläufe vom Onboarding über Zeiterfassung bis Abwicklungsprozess.
• Du koordinierst Büroabläufe, Bestellungen und Instandhaltung der Infrastruktur.
• Du organisierst interne Teamevents, Strategietage und Weihnachtsfeier.
• Du wirkst bei der Einführung neuer digitaler Tools für Projektmanagement und Zeiterfassung mit.

Skills

Office Management

Teamassistenz

Büroorganisation

MS Office

DATEV

IT-Affinität

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Qualifikation

Tools

DATEV

MS Office

Job description

Arbeitsumfeld und Vorteile

• Teilzeitposition (30 bis 32 Stunden) flexible Arbeitszeiten mit ca. 40% Homeoffice-Anteil

• Gehalt von bis zu 42.000 € bei 30 Stunden

• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln (TOP ÖPNV Anbindung aber auch Parkplatz vor Ort)

• 35 Urlaubstage pro Jahr (mit der Option, bis zu 10 Tage auszahlen zu lassen)

• Zuschuss zur Urban Sports Club-Mitgliedschaft, Deutschlandticket

• Jährliches internationales Team-Event an wechselnden Reisezielen (international)

• Herzliches, internationales Team mit guten Vibes und flachen Hierarchie

Aufgaben

• Du hältst den Geschäftsführern im Tagesgeschäft organisatorisch den Rücken frei

• Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung, das Mahnwesen und die Rechnungsstellung

• Du bildest die Schnittstelle zum externen Steuerbüro sowie zu IT-Dienstleistern

• Du begleitest administrative HR-Abläufe vom Onboarding über die Auswertung der Zeiterfassung bis zum Abwicklungsprozess

• Du kümmerst dich um die Koordination aller Büroabläufe, Bestellungen und die Instandhaltung der Infrastruktur

• Du organisierst interne Teamevents, Strategietage und die jährliche Weihnachtsfeier

• Du wirkst engagiert bei der Einführung neuer digitaler Tools für Projektmanagement und Zeiterfassung mit

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste fundierte Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz oder Büroorganisation

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für den täglichen Austausch im internationalen Umfeld

• Routine im Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sowie Grundkenntnisse in DATEV, IT Affinität (oder auch „keine Angst vor der Technik“)

• Ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit

• Andere beschreiben dich als pfiffig, engagiert, neugierig und weltoffen. Du denkst mit, nimmst Dinge gerne in die Hand und bist dir für nichts zu schade

• Freude daran, als empathische Ansprechperson das Team zusammenzuhalten und Prozesse pragmatisch anzugehen

Vergütung

Die Vergütung für diese Position liegt bei EUR 40.000–42.000 im Jahr bei 30 Stunden.

Hier findest du ein internationales und persönliches Beratungs-Team vor, in dem gegenseitige Unterstützung und Freude an der Arbeit großgeschrieben werden. Als gute Seele des Büros hältst du allen den Rücken frei und bist die geschätzte Anlaufstelle für kleine und große Anliegen im Alltag. Dich erwartet ein moderner Arbeitsplatz mitten in Köln mit viel Freiraum für flexibles und eigenverantwortliches Arbeiten.

Über das Unternehmen

• Inhabergeführte Unternehmensberatung für Transformation, Markenstrategie und Kommunikation

• Hauptsitz im Herzen von Köln (PLZ 50672)

• Sympathisches Team von rund 15 SpezialistInnen am Kölner Standort

• Spannender Kundenstamm aus namhaften Mittelständlern und globalen Konzernen

• Modernes, flexibles Arbeitsumfeld mit familiärer Atmosphäre und flachen Hierarchien

Über DIE MAtCHERIN

Als DIE MAtCHERIN verbinde ich die Fähigkeiten des Machens und Matchens, aufgebaut aus 16,5 Jahren Erfahrung in Festanstellung bei einem Personaldienstleister. Nun vermittle ich kaufmännische Positionen schnell und unkompliziert.