Office Manager (m/w/d) in Düsseldorf

IOM Advisory GmbH; Düsseldorf; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Moderne IT-Ausstattung

Aktiver Einsatz aktueller KI-Tools

Regelmäßige Teamevents

Deutschlandticket, Getränke & Snacks

Büro nahe Altstadt & Kö

Résumé du poste

IOM Advisory GmbH in Düsseldorf sucht eine Persönlichkeit, die unser Backoffice eigenverantwortlich leitet und zentrale Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner wird. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer Kanzlei mit.

Zu deinem Profil gehören Organisationstalent, Diskretion, sicheres Auftreten, gute Deutsch- und Englischkenntnisse und der sichere Umgang mit MS

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, plus mindestens zwei Jahre Berufserfahrung.
• Organisationstalent und Überblick auch bei vielen gleichzeitigen Aufgaben.
• Menschenkenntnis und gutes Gespür fürs Gegenüber.
• Sicheres, sympathisches Auftreten sowie Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen.
• Diskretion und absolute Verlässlichkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office und erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen wie Claude.
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Responsabilités

• Mitarbeit in M&A- und Fundraising-Projekten.
• Eigenverantwortliche Leitung des Office als zentrale Ansprechperson.
• Kalender, Termine und Reisen der Partner im Blick behalten.
• Unternehmer, Gesellschafter und Investoren vor Ort, per Telefon oder E-Mail gut betreuen.
• Meetings, Mandantentermine und Teamevents organisieren sowie Büroabläufe sicherstellen.
• Informationssysteme pflegen und interne Abläufe weiterentwickeln, inklusive KI-Unterstützung.

Connaissances

Organisationstalent

Menschenkenntnis

Diskretion

MS Office

KI-Anwendungen Claude

Deutsch (fließend)

Englisch (gute Kenntnisse)

Formation

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Outils

MS Office

Description du poste

Du sorgst dafür, dass alles läuft. Oft bevor jemand merkt, dass etwas zu tun war. Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir eine Persönlichkeit, die unser Backoffice leitet und zur zentralen Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner wird.

Was Du von uns erwarten kannst:

• Eine Schlüsselrolle mit echtemGestaltungsspielraum, die mit uns wächst
• Persönliche Einarbeitung und direkteZusammenarbeit mit den Geschäftsführern
• Einblick in spannende Unternehmenstransaktionenim deutschen Mittelstand und im internationalen REACH-Netzwerk
• Ein kollegiales Team aus Berufseinsteigern underfahrenen Beratern, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Eine faire Vergütung
• Modernes IT-Equipment und aktiver Einsatzaktueller KI-Tools
• Regelmäßige Teamevents
• Deutschlandticket, kostenlose Getränke undSnacks im Büro
• Ein Büro in direkter Nähe zur Altstadt und zur Kö

Dein Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildungoder ein Studium sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, etwa im OfficeManagement, in der Assistenz, in einer Kanzlei, Agentur, Hotellerie oder einemvergleichbaren Umfeld
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch dannden Überblick zu behalten, wenn vieles gleichzeitig passiert
• Menschenkenntnis und ein gutes Gespür fürSituationen und Dein Gegenüber
• Ein sicheres, sympathisches Auftreten und dieBereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Diskretion und absolute Verlässlichkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und ersteErfahrungen mit KI-Anwendungen wie Claude
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Du musst nicht alles schon können. Entscheidend sind Neugier, Lernbereitschaft und der Anspruch, Dinge gut zu machen. Den Restbringen wir Dir bei.

Deine Aufgaben:

• Mitarbeit in M&A- und Fundraising Projekten
• Du leitest unser Office eigenverantwortlich undbist erste Ansprechperson für unser Team, unsere Mandanten undGeschäftspartner.
• Du behältst Kalender, Termine und Reisen derPartner im Blick und denkst dabei einen Schritt voraus.
• Du empfängst Unternehmer, Gesellschafter undInvestoren am Telefon, per E-Mail und vor Ort so, dass sie sich vom erstenMoment an gut aufgehoben fühlen.
• Du organisierst Meetings, Mandantentermine undTeamevents und kümmerst Dich um alles, was ein Büro am Laufen hält:Dienstleister, Ausstattung, Bestellungen und das Onboarding neuer Kolleginnenund Kollegen.
• Du pflegst unsere Informationssysteme und sorgdstafür, dass jeder schnell findet, was er braucht.
• Du entwickelst unsere internen Abläufe weiterund nutzt dafür auch KI-Anwendungen, um Dinge einfacher, schneller und besserzu machen.