Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) – Verwaltung & Organisation

Pfeifer Marketing; Memmingen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit in Memmingen sucht eine Office Managerin bzw. einen Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) zur Verwaltung und Organisation. Du verantwortest Büroabläufe, koordinierst Termine und unterstützt Geschäftsleitung.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit, bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest zuverlässig sowie diskret. Wir bieten ein dynamisches Umfeld mit Gestaltungsspielraum und persönlicher Weiterentwicklung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Organisatorisches Talent, zuverlässige Arbeitsweise und eigenständiges Arbeiten.

Responsibilities

• Organisation des Büroalltags: Posteingang, zentrale E-Mail-Adresse, Telefondienst.
• Verwaltung von Terminen, Dokumenten und Abläufen im Auftrag der Geschäftsleitung.
• Unterstützung im Personalwesen (Krankmeldungen, Datenpflege, Bewerberkorrespondenz).
• Einkauf von Büromaterialien und allgemeine Bestellungen.
• Betreuung organisatorischer Themen rund um Gebäude, Ausstattung und Abläufe.
• Mitwirkung bei der Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsleitung.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Verlässlichkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) – Verwaltung & Organisation

Werde Teil unseres Teams und sorge für Struktur im Herzen unserer Agentur!

Du hast Freude an klaren Abläufen, organisatorischem Überblick und einem strukturierten Arbeitsumfeld? Du arbeitest zuverlässig, denkst mit und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen!

Was Du mitbringst:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im Assistenzwesen.
• Organisationstalent und eine zuverlässige, eigenständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Kommunikationsstärke, Diskretion und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und täglich für Ordnung und Struktur zu sorgen.
• Gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift.

Deine Aufgaben:

• Organisation des Büroalltags: Posteingang, zentrale E-Mail-Adresse, Telefondienst.
• Verwaltung von Terminen, Dokumenten und Abläufen im Auftrag der Geschäftsleitung.
• Unterstützung im Personalwesen (z. B. Krankmeldungen, Datenpflege, Bewerberkorrespondenz).
• Einkauf von Büromaterialien und allgemeine Bestellungen.
• Betreuung organisatorischer Themen rund um Gebäude, Ausstattung und laufende Abläufe.
• Mitwirkung bei der Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsleitung.

Das bringst Du idealerweise noch mit:

• Erfahrung in der Büro- oder Objektorganisation.
• Verständnis für administrative Abläufe im Unternehmensumfeld.
• Sorgfalt, Eigenverantwortung und Flexibilität.
• Interesse an kontinuierlicher Optimierung und Prozessunterstützung durch digitale Tools.

Bist Du bereit, unseren Agenturalltag aktiv mitzugestalten?

Wenn Du gerne Verantwortung übernimmst, organisatorisches Geschick mitbringst und Freude daran hast, für Struktur und reibungslose Abläufe zu sorgen, dann möchten wir Dich kennenlernen!

So bewirbst Du Dich bei uns:

• Bewirb Dich einfach über unser Online-Formular.
• Lade Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (einschließlich eines aktuellen Fotos) als PDF hoch.
• Füge relevante Zeugnisse und – falls vorhanden – Nachweise über bisherige Tätigkeiten hinzu.

Wichtig:

Vergewissere Dich, dass Deine Bewerbung Folgendes enthält:

• Vollständige Bewerbungsunterlagen