Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (m/w/d)

Onelio Werbeagentur GmbH; Düsseldorf; Hybrid; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeit 20 Std./Woche

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Option

Eigenverantwortliches Arbeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Ideen willkommen

Job summary

Onelio Werbeagentur GmbH in Düsseldorf sucht eine zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) in Teilzeit. Sie fungieren als organisatorische Schnittstelle, unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernehmen Verwaltungstätigkeiten.

Zu den Aufgaben gehören Empfang, Terminkoordination, Korrespondenz, Post- und Ablage, sowie die Optimierung interner Büroabläufe. Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung, gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Empfang von Kunden und Geschäftspartnern (persönlich/telefonisch).
• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen Tagesgeschäft.
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Dokumenten und Vorlagen.
• Terminplanung, Koordination und Fristenüberwachung.
• Posteingang/ -ausgang bearbeiten und organisieren.
• Schriftverkehr digitalisieren, ablegen und verwalten.
• Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Optimierung interner Büroabläufe

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

MS Office 365

Deutsch fließend

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und engagierte Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) in Teilzeit.

In dieser Position bist du eine wichtige organisatorische Schnittstelle im Unternehmen und sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren. Wir suchen jemanden, der gerne eigenständig arbeitet, den Überblick behält und auch dann organisiert bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen.

Deine Aufgaben

• Persönlicher und telefonischer Empfang von Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Dokumenten und Vorlagen
• Terminplanung und -koordination sowie Überwachung von Fristen
• Bearbeitung und Organisation des Posteingangs und -ausgangs
• Digitalisierung, Ablage und strukturierte Verwaltung von Schriftverkehr und Unterlagen
• Vorbereitung und Organisation von Terminen und Besprechungen
• Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Optimierung und Strukturierung interner Büroabläufe

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office bzw. Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Offenheit für neue Tools

Das bieten wir dir

• Eine Teilzeitstelle mit bis zu 20 Stunden pro Woche
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten nach Absprache
• Möglichkeit zum teilweisen Arbeiten im Homeoffice
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und direkten Kontakt zur Geschäftsführung
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einer kreativen Marketing- und Werbeagentur
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und interne Abläufe aktiv mitzugestalten

Über uns

Wir sind eine Full-Service-Agentur für Marketing, Werbung und Design und betreuen Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Kommunikation – von klassischen Marketingmaßnahmen und Design über Websites und digitale Lösungen bis hin zu modernen KI-Anwendungen.