Office Manager (m/w/d)

Landesmesse Stuttgart

Stuttgart

On-site

EUR 38,000 - 46,000

Part time

11 days ago

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Benefits offered by this job

TVöD Vergütung

Flexible Arbeitszeit

Weiterbildung

Kinderbetreuung

Deutschlandticket Zuschuss

Parkmöglichkeiten

Dienstfahrrad-Leasing

Mobiles Arbeiten

Mittagessen im Messerestaurant

Messe-Tickets

Job summary

Die Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG sucht zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 eine/n Office Manager (m/w/d) im Geschäftsleitungsbüro in Teilzeit (40%, ca. 16 h/Woche, verteilt auf zwei volle Tage).

Sie arbeiten direkt der Geschäftsleitung zu und verantworten Organisation, Koordination sowie sensiblen Schriftverkehr. Zu Ihren Aufgaben gehören das Termin- und Reisemanagement, die Pflege der Vertragsdatenbank, Protokolle, Beschlussnachverfolgung und bereichsübergreifende Projekte.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management.
Fundierte Kenntnisse in Office-Managementprozessen und Geschäftsabläufen.

Responsibilities

Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement.
Eigenverantwortliche Pflege der digitalen Vertragsdatenbank.
Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung des Bürgschaftsmanagements.
Koordination des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit internen und externen Stellen.
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen.
Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte.
Professionelle Koordination und Kommunikation mit Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen.

Skills

Office-Management

Assistenz

Vertraulichkeit

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

relevantes Studium

Tools

Vertragsdatenbank

Job description

Ihr Einsatzgebiet

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente Kontaktperson für Anliegen an die Geschäftsleitung.

Wir suchen zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einen

Office Manager (m/w/d) Geschäftsleitungsbüro

Im Bereich Legale & Corporate

Ihr Tätigkeitsbereich

Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements
Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen
Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte
Professionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder
ein für die Tätigkeit relevantes Studium
Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer Geschäftsleitung
Fundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozessen
Analytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
Sie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative an
Sehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenüber modernen digitalen Arbeitsmitteln
Sie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung

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