Office Manager (m/w/d)

Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG; Stuttgart; Híbrido; EUR 8700 - 12.000; A tiempo parcial

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Flexibles Arbeitszeitmodell

Weiterbildungsprogramm

Kinderbetreuung Unterstützung

Deutschlandticket Zuschuss

Parkmöglichkeiten

Dienstrad-Leasing

Mobiles Arbeiten

Mitarbeiterrestaurant

Messetickets

Descripción de la vacante

Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG sucht im Bereich Legale & Corporate einen Office Manager (m/w/d) zur eigenständigen Organisation des Geschäftsleitungsbüros. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und verantworten Qualifizierungs- und Koordinationsaufgaben.

Verantwortlichkeiten umfassen Protokolle, Beschlussnachverfolgung, Bürgschaftsmanagement, Präsentationen und bereichsübergreifende Projekte. Teilzeit 40% mit flexiblen Arbeitszeiten in Stuttgart.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder relevantes Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung.
• Fundierte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen Prozessen.
• Analytisches Denkvermögen, strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsabilidades

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement.
• Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank.
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen; Betreuung des Bürgschaftsmanagements.

Conocimientos

Office Management

Terminplanung

Protokolle erstellen

Präsentationen erstellen

Dokumentation

Kommunikation

Diskretion

Projektkoordination

Educación

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder relevantes Studium

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Stellenangebot Office Manager (m/w/d) bei Messe Stuttgart

Ihr Einsatzgebiet

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente Kontaktperson für Anliegen an die Geschäftsleitung.

Wir suchen zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einen Office Manager (m/w/d) Geschäftsleitungsbüro Im Bereich Legale & Corporate

Ihr Tätigkeitsbereich

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
• Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements
• Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte
• Professionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder ein für die Tätigkeit relevantes Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer Geschäftsleitung
• Fundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozessen
• Analytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
• Sie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative an
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenüber modernen digitalen Arbeitsmitteln
• Sie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung

Wir bieten Ihnen

• Sicherer Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergütung nach TVöD
• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Jährlich wechselndes Weiterbildungsprogramm
• Finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• Bezuschussung des Deutschlandtickets
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Option für ein Dienstrad-Leasing
• Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten
• Vergünstigtes Mittagessen in unserem Messerestaurant
• Messetickets für Sie und Ihre Familie

Ihre Ansprechperson

Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG

Jasmine Reimann Personal & Organisation

Messepiazza 1

70629 Stuttgart

Tel: [phone]