Office Manager (m/w/d)

Amadeus Fire AG; Frankfurt; On-site; EUR 50,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten möglich

Fort- und Weiterbildung inkl. Mentoren

Corporate Benefits und Mitarbeiterrab‑

Regelmäßige Mitarbeiterevents

Getränke und Snacks

Job summary

Amadeus Fire AG sucht am Standort Frankfurt eine engagierte Office Manager (m/w/d) zur Koordination der organisatorischen Abläufe und Mitgestaltung des Büroalltags.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Office-/Facility-Management mit, ideal ergänzt durch Kenntnisse in Workday und iManage. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab. Flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office- oder Facility-Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationstalent, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Responsibilities

• Verantwortung für das Facility Management und Koordination externer Dienstleister.
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags in Zusammenarbeit mit dem Office-Management-Team.
• Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Ersthelfer- und Brandschutzschulungen.
• Unterstützung und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen.
• Bearbeitung des Posteingangs und der Eingangsrechnungen inkl. Kostenkontrolle.
• Verwaltung von Mitarbeiterangeboten wie Corporate Benefits und Leasingprogrammen.
• Pflege der digitalen Dokumentenablage in iManage.
• Mitarbeit in Workday, Stammdatenpflege und Abwesenheitsverwaltung.
• Unterstützung bei standortspezifischen Infrastruktur- und Sicherheitsmaßnahmen.

Skills

Organizational skills

Team coordination

Communication skills

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Workday

iManage

Job description

Referenz 16-256486 Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in zentraler Lage in Frankfurt am Main. Zur Unterstützung des Standortes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische Abläufe koordiniert und den Büroalltag aktiv mitgestaltet. Freuen Sie sich auf ein modernes Arbeitsumfeld, attraktive Zusatzleistungen und ein kollegiales Team. Bewerben Sie sich jetzt als Office Manager (m/w/d).

• Internationales Arbeitsumfeld in einer renommierten Wirtschaftskanzlei mit globalem Netzwerk
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive Mentoring-Programmen
• Attraktive Gesundheits- und Sportangebote zur Förderung Ihres Wohlbefindens
• Betriebliche Altersvorsorge sowie weitere Corporate Benefits und Mitarbeiterrabatte
• Regelmäßige Mitarbeiter-Events und eine teamorientierte Unternehmenskultur
• Kostenfreie Getränke, Snacks und moderne Büroräume in zentraler Lage
• Sehr gute Verkehrsanbindung und attraktive Entwicklungsperspektiven in einem internationalen Umfeld

Referenz 16-256486 Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in zentraler Lage in Frankfurt am Main. Zur Unterstützung des Standortes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische Abläufe koordiniert und den Büroalltag aktiv mitgestaltet. Freuen Sie sich auf ein modernes Arbeitsumfeld, attraktive Zusatzleistungen und ein kollegiales Team. Bewerben Sie sich jetzt als Office Manager (m/w/d).

Ihre Benefits

• Internationales Arbeitsumfeld in einer renommierten Wirtschaftskanzlei mit globalem Netzwerk
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive Mentoring-Programmen
• Attraktive Gesundheits- und Sportangebote zur Förderung Ihres Wohlbefindens
• Betriebliche Altersvorsorge sowie weitere Corporate Benefits und Mitarbeiterrabatte
• Regelmäßige Mitarbeiter-Events und eine teamorientierte Unternehmenskultur
• Kostenfreie Getränke, Snacks und moderne Büroräume in zentraler Lage
• Sehr gute Verkehrsanbindung und attraktive Entwicklungsperspektiven in einem internationalen Umfeld

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für das Facility Management sowie Steuerung und Koordination externer Dienstleister
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags in enger Zusammenarbeit mit dem Office-Management-Team am Standort Frankfurt
• Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Ersthelfer- und Brandschutzschulungen
• Unterstützung und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Bearbeitung des Posteingangs und der Eingangsrechnungen einschließlich Kosten- und Budgetkontrolle
• Betreuung und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten wie Corporate Benefits, Fitnesskooperationen und Leasingprogrammen
• Pflege und Administration der digitalen Dokumentenablage in iManage
• Mitarbeit in Workday, insbesondere bei der Stammdatenpflege sowie der Verwaltung von Abwesenheiten, Überstunden und Einsatzplänen
• Unterstützung bei standortspezifischen Infrastruktur- und Sicherheitsmaßnahmen
• Übernahme vielseitiger organisatorischer und administrativer Aufgaben im Office- und Facility-Management-Bereich

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office- oder Facility-Management, idealerweise ergänzt durch Kenntnisse in Workday und iManage
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Geschick in der Koordination unterschiedlicher Ansprechpartner
• Solide kaufmännische Kenntnisse und ein gutes Zahlenverständnis
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Arbeit im Team
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und organisatorischen Aufgaben

Weitere Details

• Vertragsart: Personalvermittlung, (40 Stunden/Woche)
• Branche: Recht
• Karrierestufe: Professional/Experienced
• Gehaltsrahmen: 50.000 bis 55.000 EUR/Jahr

#Assistent