Office-Manager (m/w/d)

KIX Service Software; Chemnitz; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Softwarebereich sucht einen Office Manager (m/w/d) in Chemnitz zur Bearbeitung organisatorischer Aufgaben. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und verantworten Beschaffungen sowie die Organisation von Geschäftsreisen. Zusätzliche Aufgaben umfassen das Vertragsmanagement und die Unterstützung der Buchhaltung. Idealerweise haben Sie eine kaufmännische Ausbildung und bringen mehrjährige Erfahrung im Office Management mit. Ein sicherer Umgang mit MS Office wird vorausgesetzt.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management.
• Praktische Erfahrungen im Kontieren und Prüfen von Belegen.

Aufgaben

• Ansprechpartner für externe Dienstleister und Organisation von Meetings.
• Beschaffung und Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung.
• Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Vertragsdatenbank.
• Organisation von Neuwagenbestellungen und Werkstattterminen.
• Überblick über den Briefkasten und zentrales E-Mail Postfach.
• Koordination von Anrufen von Geschäftspartnern.
• Unterstützung der Buchhaltung beim Prüfen und Buchen von Belegen.

Kenntnisse

Erfahrung im Office Management

Sorgfalt und Genauigkeit

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

- Elternzeitvertretung ab sofort bis 12/2027 -

Deine Aufgaben

• Standort Management: Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister (Hausverwaltung, Caterer, Reinigungsunternehmen, etc.) und organisierst Meetings und Team-Events.
• Beschaffung und Travel Management: Du kümmerst Dich um Beschaffungen sowie Bestellungen und organisierst Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Vertragsmanagement: Du übernimmst die Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Dateien und Aufzeichnungen sowie die Pflege unserer Vertragsdatenbank.
• Fuhrparkmanagement: Du organisierst Neuwagenbestellungen, Werkstatttermine und die Abrechnung der Tankbelege.
• Postverwaltung: Du behältst den Überblick über den Briefkasten und das zentrale E-Mail Postfach.
• Telefonzentrale: Du koordinierst Anrufe von Geschäftspartnern und sorgst für einen reibungslosen Kommunikationsfluss.
• Buchhaltung: Du unterstützt unsere Buchhaltung und übernimmst die Prüfung und Buchung von Belegen.

Dein Profil

• Erfahrung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office Management sowie idealerweise praktische Erfahrungen im Kontieren und Prüfen von Belegen.
• Sorgfalt und Genauigkeit: Deine Aufgaben erledigst Du äußerst gewissenhaft und kombinierst eine Hands-on Mentalität mit großer Liebe zum Detail.
• Organisationstalent: Du behältst gern den Überblick und hast ein Gefühl dafür, Aufgaben und Projekte richtig einzuteilen, Termine zu planen und einzuhalten.
• Kommunikationsstärke: Du bist freundlich und kannst Dich gut ausdrücken (auf Deutsch und gelegentlich auf Englisch).
• Eigeninitiative: Du packst gerne mit an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen.
• Tools: Du bist mit den gängigen Tools (MS Office & Co.) bestens vertraut und offen für Neues. Du besitzt idealerweise Kenntnisse im Steuer- und Reisekostenrecht und hast bereits Erfahrung im Umgang mit einem Warenwirtschaftssystem machen können.