Office Manager:in (m/w/d) - EG8 TV-AVH

IFSH; Hamburg; Hybrid; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Forschungsinstitut in Hamburg sucht eine:n Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (60%). Sie organisieren den Büroalltag, sind Ansprechpartner:in für Gäste und Mitarbeitende, und kümmern sich um die Bürokommunikation sowie administrative Abläufe. Idealerweise haben Sie eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Büroorganisation und sprechen fließend Deutsch und gut Englisch. Für diese verantwortungsvolle Position bieten wir ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Empfang und administrativem Service.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Büroalltags.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen.

Kenntnisse

Büroorganisation

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Office Manager:in (m/w/d) - EG8 TV-AVH - Teilzeit 60%

Forschung für Frieden und Sicherheit

Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg erforscht seit 1971 die Bedingungen von Frieden und Sicherheit - global, regional, lokal. Ziel des IFSH ist es, durch herausragende, innovative Forschung aktiv zum Frieden beizutragen. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist dabei grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.

An unseren Standorten in Hamburg und Berlin arbeiten wir mit aktuell rund 70 Kolleg:innen in Forschung, Transfer, Lehre und Administration. Gefördert von der Stadt Hamburg bauen wir im Rahmen einer Wachstumsstrategie unsere Teams in Wissenschaft und Service in den kommenden Jahren deutlich aus. Dabei ist das IFSH bereits heute ein durch Internationalität sowie Vielfalt geprägter Ort. Wir vereinen eine Kultur der Offenheit, Agilität und kurzen Wege mit dem Renommee einer etablierten und bestens vernetzten Forschungseinrichtung.

Zur Unterstützung unseres Hamburger Standortes suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d), die:der das organisatorische Rückgrat unseres Institutsbetriebs bildet. Die Position ist nach EG 8 TV-AVH bewertet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 60 % zu besetzen und eine reine Präsenzstelle am Standort Hamburg.

Ihre Aufgaben

Gemeinsam in einem kleinen Team verantworten Sie die zentralen Abläufe im Geschäftszimmer, sind erste Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Kontakte und stellen sicher, dass Informationen, Kommunikation und Prozesse effizient, freundlich und serviceorientiert laufen.

• Organisation und Koordination des Büroalltags, Bürokommunikation, Unterstützung der Insti tutsleitung sowie Sicherstellung eines professionellen Empfangs- und Bürobereichs.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe (deutsch/englisch) über die zentrale Institutsnummer; Empfang von externen Gästen.
• Organisation des Postein- und -ausgangs sowie Unterstützung von Besprechungen und kleinen Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung, Getränkeorganisation).
• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen.
• Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie technischer Grundausstattung.
• Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Hausverwaltung, Handwerker, Möbellieferanten etc.).
• Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende.

Qualifikationen und Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte:r, Industriekaufmann/-frau).
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Empfang und/oder administrativem Service.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Grundkenntnisse in Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie ein einnehmendes und professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration – mit viel Kontakt zu unseren Wissenschaftler:innen und den Kolleg:innen in den Servicebereichen, Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag sowie einem respektvollen und wertschätzenden Miteinander in einem hoch engagierten internationalen Team. Zudem bieten wir Ihnen am IFSH folgende attraktive Rahmenbedingungen:

Rahmenbedingungen

• Eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Modell des Hamburger Ruhegelds.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach persönlicher Situation und Aufgabenkontext bis zu 60 % aus dem Homeoffice zu arbeiten.
• Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte.

Weitere Informationen

Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten sind bei entsprechender Eignung ausdrücklich willkommen.

Ihre Bewerbung sollte aus Ihrem aktuellen Lebenslauf, den relevanten Zeugnissen und einem Anschreiben bestehen. Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal (ifsh.de/karriere ).

Bewerbungsschluss ist der 18.01.2026.