Office Manager/in 50 % (m/w/d)

Robert Half GmbH; Baden-Württemberg; On-site; EUR 28,000 - 45,000; Full time

Job summary

Robert Half GmbH sucht eine zuverlässige Office-Managerin/ einen Office-Manager in Baden (AG). Die Position umfasst Organisation, Empfang, Postbearbeitung, Bestellungen und Verwaltung von Meetingräumen. Flexibler, teilstationärer 50%-Arbeitsumfang, vor Ort.

Sie arbeiten eng mit internationalen Standorten zusammen, unterstützen Mitarbeitende bei administrativen Anliegen und bringen technisches Verständnis für einfache IT-Themen mit. Deutsch und Englischkenntnisse werden erwartet.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, in der Administration oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse für die internationale Zusammenarbeit.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Technische Affinität und keine Berührungsängste bei einfachen IT-Themen.
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten.
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Organisation und Abwicklung von Büro- und Verbrauchsmaterialbestellungen
• Vorbereitung und Kontrolle der Meeting- und Besprechungsräume
• Sicherstellung eines gepflegten und funktionierenden Büroumfelds
• Unterstützung bei der Organisation kleiner interner Veranstaltungen
• Allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeitenden
• Punktuelle Unterstützung bei der Kalenderkoordination
• Zusammenarbeit mit weiteren internationalen Standorten
• Entgegennahme, Vorbereitung und Versand von Laptops sowie weiterem IT-Equipment
• Unterstützung bei einfachen technischen Anliegen, beispielsweise in Besprechungsräumen

Skills

Office management

Empfang

Administrative support

MS Office

Education

Vocational education and training with the Swiss Federal VET Diploma or equivalent

Job description

Office Manager/in 50 % (m/w/d)

Robert Half GmbH Vacant since : 04.11.2026 Number of jobs : 1 5400 Baden (AG) 40% - 50% Immediately Permanent

Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir per sofort eine zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die das Office Management am Standort Baden übernimmt. In dieser vielseitigen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Anliegen.

Ihre HauptaufgabenOrganisation und Koordination des täglichen BüroablaufsEmpfang und Betreuung von Besucherinnen und BesuchernBearbeitung der ein- und ausgehenden PostAnnahme und Weiterleitung von TelefonanrufenOrganisation und Abwicklung von Büro- und VerbrauchsmaterialbestellungenVorbereitung und Kontrolle der Meeting- und BesprechungsräumeSicherstellung eines gepflegten und funktionierenden BüroumfeldsUnterstützung bei der Organisation kleiner interner VeranstaltungenAllgemeine administrative Unterstützung der MitarbeitendenPunktuelle Unterstützung bei der KalenderkoordinationZusammenarbeit mit weiteren internationalen StandortenEntgegennahme, Vorbereitung und Versand von Laptops sowie weiterem IT-EquipmentUnterstützung bei einfachen technischen Anliegen, beispielsweise in Besprechungsräumen

Ihr ProfilBerufserfahrung im Office Management, Empfang, in der Administration oder in einer vergleichbaren FunktionSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftGute Englischkenntnisse für die internationale ZusammenarbeitSicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-AnwendungenGute organisatorische und administrative FähigkeitenTechnische Affinität und keine Berührungsängste bei einfachen IT-ThemenSelbstständige, zuverlässige und strukturierte ArbeitsweiseFreundliches, professionelles und serviceorientiertes AuftretenBereitschaft zur Arbeit vor Ort

ArbeitszeitenDas Pensum beträgt 50 % und wird vorzugsweise über alle Wochentage jeweils halbtags verteilt. Die Arbeitszeiten können dabei flexibel gewählt werden.

Die Tätigkeit wird grundsätzlich vor Ort ausgeübt. Homeoffice ist aufgrund der Aufgaben im Office Management nur in Ausnahmefällen möglich.

Das erwartet SieEine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle TätigkeitEin internationales und kollegiales ArbeitsumfeldZusammenarbeit mit einem Team von rund 30 bis 40 Mitarbeitenden am StandortFlexible Gestaltung des Teilzeitpensums nach Absprache

• Work location 5400 Baden (AG)
• Workload 40% - 50%
• Employment start Immediately
• Employment duration Permanent

• Qualification skilled
• Work experience More than 1 year
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Diploma or equivalent

• German Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• English Orally : Good knowledge Written : Good knowledge

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