Office Manager:in

Wms Stb; München; Sur place; EUR 23 000 - 36 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Onboarding

Firmenfitness

JobRad

ÖPNV-Zuschuss

Résumé du poste

Wms Stb in München sucht ab sofort eine:n Office Manager:in in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche). Du bist zentrale Schnittstelle für Mandanten und Team, trägst zur Weiterentwicklung der Kanzleiprozesse bei und gestaltest Digitalisierung aktiv mit.

Zu deinen Aufgaben gehören Empfang, Telefonzentrale, Posteingang/-ausgang, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, Datenschutz, Kommunikation sowie der Welcome-Prozess neuer Mandate. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und serviceorientiert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im Office Management oder Verwaltungsumfeld.
• Prozessdenken und Bereitschaft zur Optimierung.
• Sicherer Umgang mit MS 365 und digitalen Tools.
• Gute Deutschkenntnisse, z. B. C1.

Responsabilités

• Als zentrale Schnittstelle unterstützt Du Empfang, Telefonzentrale, Postein- und -ausgang.
• Du übernimmst organisatorische Aufgaben – Verträge, Versicherungen, Datenschutz, Rechtemanagement bis Kanzlei-Accounts und Dokumente.
• Du gestaltest interne und externe Kommunikation, Mailings, Website und Werbemittel.
• Du begleitest neue Mandate von der Anlage bis Start und entwickelst den Welcome-Prozess weiter.
• Du wirkst bei internen Projekten mit, entwickelst digitale Lösungen weiter und setzt Verbesserungen um.

Connaissances

Prozessanalyse

MS 365

Digitalisierung

Kundenkontakt

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Was erwartet Dich bei uns:

Deine Rolle

Du organisierst gerne, denkst mit und hast Freude daran, Dinge weiterzuentwickeln? Dann bist Du bei uns genau richtig. Als Office Manager:in bist Du eine zentrale Schnittstelle für unsere Mandanten und unser Team. Neben dem Tagesgeschäft bringst Du Dich in interne Projekte ein und gestaltest die Digitalisierung und Weiterentwicklung unserer Kanzleiprozesse aktiv mit. Für unser Team vor Ort in München suchen wir Dich ab sofort in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden pro Woche.

Deine Aufgabenfelder

• Als zentrale Schnittstelle unterstützt Du gemeinsam mit Deiner Kollegin den Empfang, die Telefonzentrale und kümmerst Dich um den Postein- und -ausgang
• Du übernimmst verschiedene organisatorische Aufgaben – von Verträgen und Versicherungen über Datenschutz und Rechtemanagement bis hin zur Verwaltung von Kanzlei-Accounts und Dokumenten
• Du gestaltest unsere interne und externe Kommunikation mit und kümmerst Dich dabei z. B. um Mailings, unsere Website und Werbemittel
• Du begleitest neue Mandate von der Anlage bis zum erfolgreichen Start und entwickelst unseren Welcome-Prozess kontinuierlich weiter
• Du wirkst bei internen Projekten mit, entwickelst digitale Lösungen weiter und setzt gemeinsam mit dem Team Verbesserungen in unseren Kanzleiprozessen um

Was bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Umfeld
• Du denkst gerne in Prozessen, erkennst Verbesserungspotenziale und hast idealerweise bereits Erfahrung darin, Abläufe strukturiert zu analysieren und zu optimieren
• Du gehst sicher mit Microsoft 365 um und setzt digitale Tools routiniert und zielgerichtet ein
• Du interessierst Dich für Digitalisierung und KI und setzt Dich aktiv mit neuen digitalen Möglichkeiten auseinander
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und packst gerne mit an
• Du trittst freundlich und serviceorientiert auf und hast Freude am Kontakt mit Menschen
• Du bist offen für neue Themen und Aufgaben und arbeitest Dich gerne in neue Bereiche ein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)

Was bieten wir Dir:

• Ein persönliches, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen und Raum für eigene Ideen
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit echtem Gestaltungsspielraum – Du kannst Prozesse und digitale Lösungen aktiv mitentwickeln
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten, regelmäßiges Feedback und persönliche Entwicklungsgespräche
• Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding, damit Du von Anfang an gut bei uns ankommst
• Flexible Arbeitszeiten, ein Arbeitszeitkonto, bis zu 3 Gleittage im Monat und 30 Tage Urlaub
• Ein individuelles Benefitprogramm mit z. B. Firmenfitness, JobRad und ÖPNV-Zuschuss
• Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten und Betriebsveranstaltungen
• Eine unbefristete Festanstellung in einer etablierten und zukunftssicheren Kanzlei