Office Manager / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

Volbers Vehmeyer und Partner PartG mbB Steuerb. Wirsch.pr. Rechtsber.; Lingen (Ems); On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

13. Gehalt

Sachbezug 50€ mtl.

30 Tage Urlaub

Weihnachts- & Silvester frei

E-Bike Leasing

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Fort- und Weiterbildung

Mentoren/Vertrauenspersonen

Teamevents

Job summary

Volbers Vehmeyer und Partner PartG mbB Steuerb. Wirsch.pr. Rechtsber.

in Lingen sucht eine/n Office Manager/in in Teilzeit. Sie verantworten die Büroorganisation, sind erster Ansprechpartner für Mandanten, Mitarbeitende und Dienstleister und unterstützen die Geschäftsleitung bei administrativen und projekthaften Aufgaben. Sie koordinieren Termine, Fristen und Abläufe, optimieren Prozesse am Standort und arbeiten eng im Team zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Organisationstalent mit gepflegtem Auftreten und klarer Kommunikation.
• Teamfähigkeit, Service- und Dienstleistungsorientierung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen.

Responsibilities

• Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und reibungslosen Ablauf.
• Erster Ansprechpartner für Mandanten, Mitarbeitende und externe Dienstleister.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und projekthaften Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen.
• Organisation und Optimierung administrativer Prozesse am Standort (Dokumentenmanagement, Ablage, Richtlinien).
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und standortübergreifenden Projekten.
• Bearbeitung eingehender Telefongespräche und Postein-/-ausgang.
• Eigenständige Ideenbringung zur Weiterentwicklung interner Abläufe.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

MS-Office

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in Lingen eine/n Office Manager/in / Empfangsmitarbeiter/in (m/w/d) in Teilzeit. Der Stundenumfang ** beträgt **mindestens 30 Stunden pro Woche, verteilt auf 3 bis 4 volle Arbeitstage mit Arbeitszeiten am Vor- und Nachmittag.

Das bieten wir dir:

• Wir bieten dir eine attraktive Vergütung mit einem vollen 13. Gehalt, einem steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Monat und einer jährlichen Gehaltsanpassung.
• Wir geben dir 30 Tage Urlaub im Jahr und zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester.
• Mit unserem Flexday kannst du dabei ganz unkompliziert an einem Tag im Monat eventuell angesammelte Überstunden abbauen.
• Du profitierst von attraktiven Zusatzleistungen, darunter E-Bike-Leasing, die Teilnahme am EGYM Wellpass und Vergünstigungen über Corporate Benefits.
• Wir legen großen Wert auf deine individuellen Entwicklungswünsche und unterstützen dich finanziell wie zeitlich bei Fort- und Weiterbildungen.
• Wir wissen, dass es neben der Arbeit auch andere Herausforderungen gibt. Wenn du Unterstützung brauchst, stehen dir Vertrauenspersonen zur Seite.
• Eine Arbeitsatmosphäre, bei der der Spaß nicht zu kurz kommt. Ob Geburtstage, Karneval, Firmenfeiern oder Teamevents, bei uns wird es nie langweilig.

Deine Aufgaben bei uns:

• Du übernimmst die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Du bist erster Ansprechpartner für Mandanten, Mitarbeitende und externe Dienstleister in organisatorischen Belangen.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben, arbeitest eng mit ihr zusammen und bringst dabei ein Gespür für das Wesentliche und die richtigen Prioritäten ein.
• Du koordinierst Termine, Fristen und interne Abläufe und stellst eine effiziente Kommunikation im Team sicher.
• Du organisierst und optimierst die administrativen Prozesse am Standort (z. B. Dokumentenmanagement, Ablage, interne Richtlinien).
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Kanzleievents, und standortübergreifenden Projekten.
• Du bearbeitest eingehende Telefonate professionell und sorgst für den reibungslosen Postein- und -ausgang.
• Du bringst eigene Ideen ein, um unsere internen Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Das bringst du mit:

• Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit und/ oder besitzt einschlägige Berufserfahrungen.
• Du bist ein Organisationstalent mit ausgezeichneten Umgangsformen sowie klaren Kommunikationsfähigkeiten.
• Du überzeugst mit authentischem, selbstbewusstem und sympathischem Auftreten.
• Du beeindruckst mit deinem Verantwortungsbewusstsein und deiner vorausschauenden Arbeitsweise.
• Du bist teamfähig samt ausgeprägter Service- und Dienstleistungsorientierung.
• Du begeisterst dich für Organisation, Planung und allgemeinen Bürotätigkeiten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Programmen.