Office Manager / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

VVP Volbers Vehmeyer & Partner PartG mbB; Lingen (Ems); On-site; EUR 20,000 - 29,000; Part time

Benefits offered by this job

13. Gehalt

Sachbezug 50 €/Monat

30 Tage Urlaub

Flexday Überstundenabbau

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Fort- und Weiterbildung

Job summary

VVP Volbers Vehmeyer & Partner PartG mbB sucht am Standort Lingen eine Office Managerin/ Empfangsmitarbeiterin in Teilzeit. Sie steuern die komplette Büroorganisation, betreuen Mandanten und externe Dienstleister und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen.

Es erwarten Sie eine attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage, 13. Gehalt und zahlreiche Zusatzleistungen. Ihre Aufgaben umfassen Terminplanung, Dokumentenmanagement und standortübergreifende Projekte.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Organisationsfähigkeiten und sicherer Umgang mit Kunden/ Mandanten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten.
• Teamorientierung und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Responsibilities

• Verantwortung für die komplette Büroorganisation und einen reibungslosen Ablauf.
• Erster Ansprechpartner für Mandanten, Mitarbeitende und externe Dienstleister.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen sowie effiziente Teamkommunikation.
• Organisation und Optimierung administrativer Prozesse am Standort (Dokumentenmanagement, Ablage, Richtlinien).
• Unterstützung bei Besprechungen, Kanzleievents und standortübergreifenden Projekten.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in Lingen eine/n Office Manager/in / Empfangsmitarbeiter/in (m/w/d) in Teilzeit. Der Stundenumfang beträgt mindestens 30 Stunden pro Woche, verteilt auf 3 bis 4 volle Arbeitstagemit Arbeitszeiten am Vor- und Nachmittag.

Das bieten wir dir:

• Wir bieten dir eine attraktive Vergütung mit einem vollen 13. Gehalt, einem steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Monat und einer jährlichen Gehaltsanpassung.
• Wir geben dir 30 Tage Urlaub im Jahr und zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester.
• Mit unserem Flexday kannst du dabei ganz unkompliziert an einem Tag im Monat eventuell angesammelte Überstunden abbauen.
• Du profitierst von attraktiven Zusatzleistungen, darunter E-Bike-Leasing, die Teilnahme am EGYM Wellpass und Vergünstigungen über Corporate Benefits.
• Wir legen großen Wert auf deine individuellen Entwicklungswünsche und unterstützen dich finanziell wie zeitlich bei Fort- und Weiterbildungen.
• Wir wissen, dass es neben der Arbeit auch andere Herausforderungen gibt. Wenn du Unterstützung brauchst, stehen dir Vertrauenspersonen zur Seite.
• Eine Arbeitsatmosphäre, bei der der Spaß nicht zu kurz kommt. Ob Geburtstage, Karneval, Firmenfeiern oder Teamevents, bei uns wird es nie langweilig.

Deine Aufgaben bei uns:

• Du übernimmst die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Du bist erster Ansprechpartner für Mandanten, Mitarbeitende und externe Dienstleister in organisatorischen Belangen.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben, arbeitest eng mit ihr zusammen und bringst dabei ein Gespür für das Wesentliche und die richtigen Prioritäten ein.
• Du koordinierst Termine, Fristen und interne Abläufe und stellst eine effiziente Kommunikation im Team sicher.
• Du organisierst und optimierst die administrativen Prozesse am Standort (z. B. Dokumentenmanagement, Ablage, interne Richtlinien).
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Kanzleievents, und standortübergreifenden Projekten.
• Du bearbeitest eingehende Telefonate professionell und sorgst für den reibungslosen Postein- und -ausgang.
• Du bringst eigene Ideen ein, um unsere internen Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Das bringst du mit:

• Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit und/ oder besitzt einschlägige Berufserfahrungen.
• Du bist ein Organisationstalent mit ausgezeichneten Umgangsformen sowie klaren Kommunikationsfähigkeiten.
• Du überzeugst mit authentischem, selbstbewusstem und sympathischem Auftreten.
• Du beeindruckst mit deinem Verantwortungsbewusstsein und deiner vorausschauenden Arbeitsweise.
• Du bist teamfähig samt ausgeprägter Service- und Dienstleistungsorientierung.
• Du begeisterst dich für Organisation, Planung und allgemeinen Bürotätigkeiten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Programmen.