Office Manager (m/w/d)

AENEAS PEOPLE SOLUTIONS GmbH; Berlin; On-site; EUR 38,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellpass

Jobrad

Urban Sports Club

Corporate Benefits

Zuschuss Deutschlandtick

Job summary

Aeneas Group sucht eine Office Managerin bzw. einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Die Position umfasst 36 Stunden pro Woche verteilt auf vier Tage (Montag bis Donnerstag) und ist unbefristet. Sie sind erster Ansprechpartner vor Ort, managen Telefon/Email, Post und Rechnungen, planen Meetings und unterstützen die Geschäftsführung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder Hotelfach-Ausbildung mit, arbeiten serviceorientiert, strukturiert und kommunizieren sicher auf Deutsch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hotelfach-Ausbildung.
• Erste praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Service- und Kundenorientierung sind selbstverständlich.
• Gute Deutschkenntnisse auf Muttersprachler-Niveau.

Responsibilities

• Empfang von Gästen und Betreuung vor Ort.
• Telefon- und E-Mail-Koordination inkl. Weiterleitung von Anfragen.
• Digitale Erfassung von Eingangsrechnungen und Post.
• Organisation von Besprechungen und Terminen, Raumbereitstellung.
• Unterstützung Geschäftsführung im Sekretariat.
• Verwaltung des Fuhrparks und Beschaffung von Bürobedarf.

Skills

Kundenorientierung

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Hotelfach-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Festanstellung in 36h/Woche an 4 Tagen - Job-ID: 22525

Wir suchen für unser Kundenunternehmen, ist eine Unternehmensgruppe, die seit über drei Jahrzehnten Wohn- und Gewerbeimmobilien entwickelt, baut und vermarktet zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit mit 36 Stunden, verteilt auf eine 4-Tage-Woche

Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufe und Post und sorgst dafür, dass im Office alles reibungslos läuft.

• Du bist die erste Ansprechperson vor Ort: Du empfängst Gäste, betreust sie und sorgst dafür, dass sie sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen
• Telefon und E-Mail laufen über dich. Du behältst die zentralen Kommunikationskanäle im Blick und leitest Anfragen dorthin, wo sie hingehören
• Eingehende Post digitalisierst und verteilst du, und Eingangsrechnungen erfasst du zuverlässig digital
• Du organisierst Besprechungen und Termine, bereitest die Räume vor und kümmerst dich danach um die Nachbereitung
• Übersichten pflegst du laufend, Kopier- und Scanarbeiten erledigst du zwischendurch
• Die Geschäftsführung unterstützt du im Sekretariat
• Du verwaltest den Fuhrpark
• Büro- und Verbrauchsmaterial bestellst und verwaltest du
• Gelegentlich warten Sonderprojekte wie Archivarbeiten auf dich

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Hotelfach mit
• Erste praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Position hast du bereits gesammelt
• Service und Kundenorientierung sind für dich selbstverständlich, und du organisierst dich gut und kommunizierst klar
• Die gängigen MS-Office-Anwendungen beherrschst du sicher
• Deutsch sprichst und schreibst du auf Muttersprachler-Niveau
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verlässlich
• Kaufmännische Themen wie Einkauf und Rechnungsbearbeitung interessieren dich
• Du bist flexibel, wenn kurzfristig etwas anderes ansteht, und offen für neue Aufgaben
• Du bist aufgeschlossen, motiviert und bringst eine eigene Persönlichkeit ins Team ein

• Das Gehalt liegt je nach Erfahrung/Qualifikation bei 38.-42.000EUR brutto (bei 36h/Woche)
• Unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeitmit 36h/Woche an 4 Tagen (Montag bis Donnerstag)
• Ein vertrauensvolles Team und familiäres Arbeitsklima mit einem harmonischen Miteinander
• Starkes Benefits-Paket (u.a.Wellpass, Jobrad, Urban Sports Club,Corporate Benefits, Zuschuss Deutschlandtick)
• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage und Snacks & Getränke, damit Sie rundum gut versorgt sind