Office Manager / Assistenz der Standort- / Bereichsleitung (m / w / d)

Fichtner Water & Transportation GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Ingenieurbüro in Hamburg sucht eine Assistenz der Standort- / Bereichsleitung im Wasserbau (m/w/d). Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, die Koordination der Büroabläufe sowie die Unterstützung bei administrativen Aufgaben. Gesucht wird eine Person mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder relevantem Studium und mehrjähriger Erfahrung in einem administrativen Bereich. Es werden gute Deutschkenntnisse und ein sicherer Umgang mit MS Office erwartet. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zum Deutschlandticket

Strukturierte Einarbeitung

Moderne digitale Infrastruktur

Betriebskantine

Gesundheitsangebote

Regelmäßige Firmenevents

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz / im Sekretariat / in der Verwaltungsarbeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Meetings und Reisen.
• Steuern der Korrespondenz zwischen Führungsebene, Teams, Kunden und Partnern.
• Unterstützen strategischer Projekte und erstellen Verträge sowie Rechnungsdokumente.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Proaktive Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder relevantes Studium

Tools

MS Office

IT-Systeme

Jobbeschreibung

Gestalten Sie mit uns die Infrastruktur von morgen – als zentrale Schnittstelle im Team! Sie sind ein Organisationstalent, denken mit, packen an und behalten auch in turbulenten Zeiten den Überblick? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir sind ein etabliertes Ingenieurbüro mit Schwerpunkt im konstruktiven Wasserbau, im Tiefbau und der Siedlungswasserwirtschaft, Wir und suchen eine Assistenz der Standort- / Bereichsleitung (m / w / d) Wasserbau, – mit Herz, Verstand und Struktur.

Ihre Aufgaben

Vielseitig, verantwortungsvoll, zukunftsorientiert

• Administrative Entlastung : Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Dokumentenmanagement, Posteingang und -ausgang
• Kommunikatives Herzstück des Standortes : Sie steuern die Korrespondenz zwischen Führungsebene, Teams, Kunden und Partnern
• Standortkoordination & Büroorganisation : Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Standort – von der Material- und Aktenverwaltung über die Betreuung von Gästen bis zur Koordination von Poolfahrzeugen
• Vertriebsunterstützung : Sie helfen bei der Angebotserstellung, pflegen Kundendaten, unterstützen bei Präsentationen und Berichten
• Projektassistenz & Administration : Sie unterstützen strategische Projekte, erstellen Verträge und Rechnungsdokumente und helfen bei der Reisekostenabrechnung

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz / im Sekretariat / in der Verwaltungsarbeit, idealerweise in einem projektorientierten Umfeld
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein souveränes Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise weiteren IT-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Unser Angebot

• 30 Urlaubstage sowie flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten – für eine gute Balance zwischen Beruf, Freizeit und Familie
• Betriebliche Altersvorsorge, die langfristig absichert
• Unterstützung Ihrer Mobilität durch Zuschuss zum Deutschlandticket und JobRad-Leasing
• Strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung – wir begleiten Ihren Einstieg und fördern Ihre fachliche Entwicklung
• Abwechslungsreiche Aufgaben in interdisziplinären Teams mit spannenden Projekten
• Moderne digitale Infrastruktur und Ausstattung, die effizientes Arbeiten ermöglicht
• Verpflegung : Betriebskantine mit frisch zubereiteten Menüs am Standort Stuttgart, digitale Essensmarken an allen weiteren Standorten
• Gesundheitsangebote wie EGYM Wellpass sowie firmeninterne Sportgruppen (standortabhängig)
• Regelmäßige Firmenevents und Teamaktivitäten, die den Austausch und das Miteinander stärken

Wenn Sie Teil unseres Teams werden möchten, bewerben Sie sich einfach in wenigen Schritten über unser Portal. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!