Office Manager and Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

MP; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

30 Tage Urlaub

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Moderne Büroausstattung

Job summary

MP in Hamburg sucht eine organisationsstarke Office-Management-Persönlichkeit zur Verstärkung des Teams. Sie koordinieren den Büroalltag, unterstützen die Geschäftsführung administrativ und sind Ansprechpartner für Gäste, Dienstleister und Mitarbeitende.

Sie planen Meetings, erstellen Dokumente, verwalten Post und Stammdaten, und gestalten Prozesse effizient. Die Position bietet eine unbefristete Festanstellung, 30 Tage Urlaub und Entwicklungsmöglichkeiten in einem kollegialen Umfeld.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat oder Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches, professionelles Auftreten und Diskretion

Responsibilities

• Organisation und Koordination des gesamten Büroallsats
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
• Terminplanung und Vor- bzw. Nachbereitung von Meetings
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Präsentationen
• Empfang, Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement
• Koordination von Dienstleistern, Bestellungen und Büromaterial
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Reisemanagement inklusive Buchungen und Abrechnungen
• Unterstützung bei internen Projekten
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten und Ablagesystemen

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Verlässlichkeit

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Unser Kunde ist ein etabliertes und erfolgreiches Unternehmen mit Sitz in Hamburg und langjähriger Marktpräsenz. Das Unternehmen steht für Verlässlichkeit, hohe Qualitätsstandards und eine wertschätzende Unternehmenskultur. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit prägen den Arbeitsalltag. Zur Verstärkung des Teams wird eine organisationsstarke Persönlichkeit für das Office Management gesucht.

• Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Präsentationen
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement
• Koordination von Dienstleistern, Bestellungen und Büromaterialien
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Reisemanagement inklusive Buchungen und Abrechnungen
• Unterstützung bei internen Projekten und Veranstaltungen
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten sowie Ablagesystemen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat oder in der Assistenz
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Kommunikationsstärke sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Hands-on-Mentalität und Teamfähigkeit

• Unbefristete Festanstellung in einem stabilen Unternehmensumfeld
• Jahresgehalt von bis zu € brutto auf 13 Gehälter
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung und kurze Entscheidungswege
• Moderne Büroausstattung und angenehme Arbeitsatmosphäre
• 30 Tage Urlaub
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Gute Erreichbarkeit des Standorts in Hamburg
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen Unternehmen