Office Management: Bürokauffrau / Bürokaufmann (m/w/d)

WUP INGENIEURE; Köln; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Flexible Arbeitszeitmodelle

Urban Sports Club

Betriebliche Krankenzusatzversicherung

Teamevents

Obstkorb & Snacks

Job summary

WUP INGENIEURE in Köln sucht Verstärkung im Office Management Team. Sie organisieren den Büroalltag, planen Termine und Meetings, erstellen Dokumente und unterstützen Buchhaltung sowie Empfang und Gäste.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten, unbefristete Festanstellung und weitere Benefits erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ideal als Büromanagement/Industriekaufmann.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Zuverlässige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Büroalltags.
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen sowie Meetings.
• Erstellung, Pflege und Formatierung von Dokumenten, Auswertungen und Präsentationen.
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Empfang, Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen Aufgaben.

Skills

Office management

Administrative support

MS Office

Deutsch sicher

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Wir sind eine Gruppe von Ingenieurgesellschaften für technische Gesamtplanung und gehören zu den führenden Planungsbüros für technische Gebäudeausrüstung (TGA) in Deutschland. Seit über 30 Jahren planen und realisieren unsere Teams technische Anlagen für Gebäude aller Art – unter anderem für Labore, Krankenhäuser und Forschungseinrichtungen. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Verstärkung (m/w/d) für unser Office Management Team in Köln.

Ihre Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Büroalltags
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen sowie Besprechungen
• Erstellung, Pflege und Formatierung von Dokumenten, Auswertungen, Tabellen und Präsentationen mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents
• Professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Besuchern
• Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs
• Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Werbe- und Marketingartikeln
• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung des Teams

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Informatikkaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Interesse an digitalen Prozessen, IT- und EDV-Themen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung
• Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung

Was Wir Ihnen Bieten

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit attraktiver Vergütung und transparenter Gehaltsstruktur
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Office und familienfreundliche Rahmenbedingungen – ideal zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Karriere und Entwicklung: Klare Entwicklungs- und Aufstiegsperspektiven in einem dynamisch wachsenden Unternehmen
• Individuelle Weiterbildung: Umfassende Einarbeitung, kurze Kommunikationswege und gezielte Schulungen nach Ihrem Bedarf
• Vielfältiges Team: Arbeiten Sie in einem altersgemischten, diversen Team mit unterschiedlichsten Erfahrungen und Hintergründen
• Attraktive Mitarbeiterbenefits: Flexible Altersvorsorge, Urban Sports Club, betriebliche Krankenzusatzversicherung und regelmäßige Teamevents
• und ... den obligatorischen Obstkorb, gesunde Snacks und Wasserautomat

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Bei Rückfragen sind wir gerne telefonisch für Sie da: +49 221 - 91 27 62 - 0