Office Manager (m/w/d)

WUP INGENIEURE; Köln; Presencial; EUR 32.000 - 42.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Unbefristete Festanstellung in Voll-/ 

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Urban Sports Club

Betriebliche Krankenzusatzversicherung

Regelmäßige Teamevents

Obstkorb & Snacks

Descripción de la vacante

WUP INGENIEURE sucht am Standort Köln eine engagierte Fachkraft im Office Management. Sie organisieren den Büroalltag eigenverantwortlich, koordinieren Termine, erstellen Dokumente und übernehmen die Verwaltung von Geschäftsreisen.

Zudem unterstützen Sie die Buchhaltung und betreuen Gäste sowie die Telefonzentrale. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und beherrschen MS Office sicher.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Büromanagement-Schwerpunkt
• Gute Word-/Excel-/PowerPoint-Kenntnisse und sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, hohe Rechtschreibsicherheit
• Interesse an digitalen Prozessen und EDV-Themen

Responsabilidades

• Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Büroalltags
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen und Meetings
• Erstellung, Pflege und Formatierung von Dokumenten, Auswertungen und Präsentationen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Empfang, Gästebetreuung und Telefonzentrale
• Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen Aufgaben
• Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf
• Allgemeine Assistenzaufgaben zur Teamunterstützung

Conocimientos

Organisationstalent

Serviceorientierung

Eigeninitiative

Zuverlässigkeit

Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)

Educación

Kaufmännische Ausbildung

Kaufmann/für Büromanagement

Industriekaufmann

Informatikkaufmann

Herramientas

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Descripción del empleo

Wir sind eine Gruppe von Ingenieurgesellschaften für technische Gesamtplanung und gehören zu den führenden Planungsbüros für technische Gebäudeausrüstung (TGA) in Deutschland. Seit über 30 Jahren planen und realisieren unsere Teams technische Anlagen für Gebäude aller Art - unter anderem für Labore, Krankenhäuser und Forschungseinrichtungen.

Neue Entwicklungen in der Baubranche und in der Technik fordern uns stetig aufs Neue heraus. Deshalb sind wir immer auf der Suche nach neuen Fachkräften, die unser Unternehmen mit Leidenschaft, Neugier und Engagement mitprägen und unsere Marktposition stärken.

An unserem Hauptstandort Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung in Vollzeit oder Teilzeit im Bereich Office Management.

Aufgaben

Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Büroalltags

Koordination, Planung und Überwachung von Terminen sowie Besprechungen

Erstellung, Pflege und Formatierung von Dokumenten, Auswertungen, Tabellen und Präsentationen mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint

Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents

Professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Besuchern

Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs

Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Werbe- und Marketingartikeln

Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung des Teams

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Informatikkaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation

Ausgeprägtes Interesse an digitalen Prozessen, IT- und EDV-Themen

Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Organisationstalent sowie ein h�hes Maß an Eigeninitiative

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung

Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung

Benefits

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit attraktiver Vergütung und transparenter Gehaltsstruktur

Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Office und familienfreundliche Rahmenbedingungen – ideal zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Karriere und Entwicklung: Klare Entwicklungs- und Aufstiegsperspektiven in einem dynamisch wachsenden Unternehmen

Individuelle Weiterbildung: Umfassende Einarbeitung, kurze Kommunikationswege und gezielte Schulungen nach Ihrem Bedarf

Vielfältiges Team: Arbeiten Sie in einem altersgemischten, diversen Team mit unterschiedlichsten Erfahrungen und Hintergründen

Attraktive Mitarbeiterbenefits: Flexible Altersvorsorge, Urban Sports Club, betriebliche Krankenzusatzversicherung und regelmäßige Teamevents

und ... den obligatorischen Obstkorb, gesunde Snacks und Wasserautomat