Office & Management Assistant (m/w/d) – Teilzeit - Erlangen

upgrade4you GmbH; Erlangen; Vor Ort; EUR 37.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Upgrade4you sucht in Erlangen eine Office & Management Assistant (m/w/d) in Teilzeit. Die Position umfasst ca. 20 Stunden pro Woche, werktags von Montag bis Freitag und ist vollständig vor Ort.

Sie arbeiten eng mit dem lokalen Management zusammen und unterstützen die Assistenz sowie das Sekretariat. Zu Ihren Aufgaben gehört die Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-, Word- und Excel-Dokumenten, die Organisation von Meetings und Events sowie die Verwaltung von Büromaterialien.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und relevante praktische Berufserfahrung.
• Idealerweise mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Office Management/Assistenz.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude an Koordination.
• Freundliches, höfliches und professionelles Auftreten.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke.
• Sicherer Umgang mit PowerPoint, Word und Excel.
• Selbstständige, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise.
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort/Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Ansprechpartner für Mitarbeitende vor Ort.
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. dem Sekretariat.
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten und Excel-Dateien.
• Organisation von Meetings, Teamveranstaltungen, Catering und Besprechungsräumen.
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination von Lieferungen und externen Dienstleistern.
• Nachverfolgung von Wartungen, offenen Aufgaben und Terminen.
• Unterstützung bei lokalen Themen rund um Arbeitssicherheit, EHS und Erste Hilfe.
• Vertraulicher Umgang mit internen und sensiblen Informationen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

PowerPoint

Word

Excel

Ausbildung

Berufsausbildung

Tools

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Office & Management Assistant (m/w/d) – Teilzeit - Erlangen

20 Stunden pro Woche unbefristet Frühester Beginn ab sofort 26,83 - 28,00 EUR pro Stunde Upgrade4you

Rahmenbedingungen:

• Teilzeit: ca. 4 Stunden täglich
• Montag bis Freitag
• Tätigkeit vollständig vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Management und der Assistenz

Deine Aufgaben:

• Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Ansprechpartner für Mitarbeitende vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. dem Sekretariat
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten und Excel-Dateien
• Organisation von Meetings, Teamveranstaltungen, Catering und Besprechungsräumen
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination von Lieferungen und externen Dienstleistern
• Nachverfolgung von Wartungen, offenen Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei lokalen Themen rund um Arbeitssicherheit, EHS und Erste Hilfe
• Vertraulicher Umgang mit internen und sensiblen Informationen

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie relevante praktische Berufserfahrung
• Idealerweise mehr als drei Jahre Berufserfahrung, beispielsweise im Office Management, Assistenzbereich, Empfang, Guest Service, Hotelbereich oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Tätigkeit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren
• Ein freundliches, höfliches und professionelles Auftreten
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft PowerPoint, Word und Excel
• Eine selbstständige, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft, dich in Themen wie EHS, Erste Hilfe und Arbeitssicherheit einzuarbeiten und entsprechende Schulungen zu absolvieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – beide Sprachen sind für diese Position erforderlich

Eine Position für Menschen, die gerne den Überblick behalten

In dieser Rolle bist du weit mehr als nur administrative Unterstützung. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Management, Mitarbeitenden, Gästen, der remote tätigen Assistenz und externen Dienstleistern.

Dich erwartet ein professionelles und internationales Arbeitsumfeld bei einem namhaften Technologiekonzern, in dem Organisation, Eigenverantwortung und ein guter Servicegedanke gefragt sind.

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