Managementassistent – Teilzeit (m/w/d)

Trummer Personalservice GmbH; Erlangen; Vor Ort; EUR 16.531 - 30.307; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Zusatzleistungen

Zusammenfassung

Trummer Personalservice GmbH in Erlangen sucht eine/n Managementassistent/in in Teilzeit (m/w/d) zur Unterstützung des Managements. Sie übernehmen Organisation, Terminplanung, Protokollführung und die Vorbereitung von Meetings.

Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management sowie sichere MS-Office-Kenntnisse und gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung
• Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Kenntnisse mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen
• Erfahrung mit Bestell- und Servicetools, ideal SAP
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Unbefristeter Arbeitsvertrag, übertarifliche Vergütung nach Tarifvertrag GVP
• Zusatzleistungen

Aufgaben

• Durchführung täglicher Routineaufgaben
• Kalender- und Terminmanagement
• Planung und Vor- bzw. Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Protokollführung bei Meetings
• Planung und Durchführung von Workshops inkl. Raum- und Cateringkoordination
• Reiseplanung und Reisekoordination
• Abwicklung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen
• Bedienung interner Bestell- und Servicetools
• Koordination von Abstimmungen mit Stakeholdern
• Überwachung des Informationsflusses
• Pflege der Papierablage und des elektronischen Archivs
• Erstellung von Präsentationen und Berichten
• Anfertigung statistischer Übersichten
• Erstellung von Anweisungen und Dokumentationen
• Unterstützung bei Einführung neuer Bürotechnik und Bürosysteme
• Gleitzeitbeauftragte/r für PT

Kenntnisse

Kalender- und Terminmanagement

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englische Grundkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

PowerPoint

SAP oder vergleichbare Systeme

Jobbeschreibung

Erlangen, Deutschland | Deutsch

Managementassistent – Teilzeit (m/w/d)

Aufgaben:

• Durchführung verschiedener täglicher Routineaufgaben
• Kalender- und Terminmanagement
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Protokollführung bei Meetings
• Planung und Durchführung von Workshops (inkl. Raum- und Locationbuchungen, Cateringkoordination sowie Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmaterialien)
• Reiseplanung und Reisekoordination
• Abstimmung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen
• Bedienung interner Bestell- und Servicetools für Dienstleistungen, Hardware und projektbezogene Anforderungen
• Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern
• Überwachung des Informationsflusses
• Pflege der Papierablage und des elektronischen Archivs
• Erstellung von Präsentationen
• Erstellung von Berichten
• Anfertigung statistischer Übersichten
• Erstellung von Anweisungen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Einführung und Integration neuer Bürotechnik und Bürosysteme
• Tätigkeit als Gleitzeitbeauftragte/r für PT

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation)
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft‑Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in der Organisation und Koordination von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement‑ und Archivierungssystemen
• Erfahrung mit internen Bestell‑ und Servicetools (SAP oder vergleichbare Systeme von Vorteil)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein spannendes Gehalt
• Unbefristeten Arbeitsvertrag
• Übertarifliche Vergütung nach Tarifvertrag GVP
• Zusatzleistungen