Managementassistent (m/w/d)

Trummer Personalservice GmbH; Bad Vilbel; Vor Ort; EUR 15.000 - 23.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Zusatzleistungen

Zusammenfassung

Trummer Personalservice GmbH sucht eine administrative Assistenz in Bad Vilbel mit ca. 4 Stunden pro Tag. Sie unterstützen das Management, empfangen Besucher freundlich und arbeiten eng mit dem remote tätigen Sekretariat zusammen.

Sie übernehmen digitale Backoffice-Aufgaben wie PowerPoint, Word und Office-Dateien. Zu den Aufgaben gehören Organisation von Meetings, Koordination von Veranstaltungen, Büromaterial und Abstimmung mit externen Dienstleistern.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und praktische Erfahrung.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein freundliches Auftreten.
• Sehr gute organisatorische & kommunikative Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft PowerPoint, Word, Excel und gängigen Office-Anwendungen.
• Proaktive, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise.
• Hohe Vertraulichkeit bei sensiblen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung des Managements bei täglichen organisatorischen, administrativen und lokalen Themen.
• Empfang von Besuchern und Unterstützung der Mitarbeitenden vor Ort.
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. Sekretariat.
• Backoffice-Aufgaben: Erstellung/ bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten und Office-Dateien.
• Organisation von Meetings, Teamveranstaltungen und Raumkoordination.
• Materialverwaltung, Koordination von Lieferungen und Abstimmung mit externen Dienstleistern.
• Nachverfolgung von Wartungs- und Instandhaltungsanfragen; ELS- / Arbeitssicherheitsthemen unterstützen.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Organisation

Kommunikation

PowerPoint

Word

Excel

Office-Anwendungen

Eigeninitiative

Vertraulichkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung

Tools

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Bad Vilbel, Erlangen, Deutschland | Deutsch Englisch

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Managements bei täglichen organisatorischen, administrativen und lokalen Themen
• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern sowie Unterstützung von Mitarbeitenden vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. Sekretariat
• Übernahme digitaler Backoffice-Aufgaben, z. B.:
  • Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
  • Erstellung und Formatierung von Word-Dokumenten
  • Bearbeitung weiterer Office-Dateien und administrativer Unterlagen
• Organisation und Koordination von:
  • Teamveranstaltungen und Meetings
  • Feiern und sonstigen Teamaktivitäten
  • Catering und Bewirtung
• Organisation und Betreuung der Besprechungsräume
• Verwaltung von Büromaterialien und Koordination von Lieferungen
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungs- und Instandhaltungsanfragen
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung
• Unterstützung bei ausgewählten IT-Anwendungsfreigaben als autorisierte Vertretung
• Unterstützung bei lokalen Themen im Bereich EHS (Environmental, Health & Safety) und Erste Hilfe
• Absolvierung der erforderlichen E-Learnings und Unternehmensschulungen zu EHS, Erster Hilfe und Arbeitssicherheit
• Sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen

Ihr geforderte Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und praktische Erfahrung
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein freundliches, höfliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mitMicrosoft PowerPoint, Word, Excelund gängigen Office-Anwendungen
• Proaktive, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohe Verantwortungsbereitschaft und ausgeprägtes Organisationstalent
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft, sich in EHS-, Erste-Hilfe- und Arbeitssicherheitsthemen einzuarbeiten und die erforderlichen Schulungen zu absolvieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; beide Sprachen sind zwingend erforderlich

Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit:ca. 4 Stunden pro Tag
• Arbeitstage:Montag bis Freitag
• Arbeitsort:Vor Ort (On-site)
• Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Management und dem remote tätigen Sekretariat

English Version:

• Ein spannendes Gehalt
• Unbefristeten Arbeitsvertrag
• Übertarifliche Vergütung nach Tarifvertrag GVP
• Zusatzleistungen