Office Experience Coordinator (m/w/d)

Morrison Foerster; Berlin; Sur place; EUR 38 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Attraktive Vergütung

Moderner Arbeitsplatz im Zentrum von柏

Résumé du poste

M Morrison Foerster in Berlin sucht eine Office Experience Coordinator (W/X/M) in Vollzeit, befristet auf 2 Jahre mit Aussicht auf Entfristung. Sie betreuen Mandanten & Besucher, koordinieren Konferenzräume, kümmern sich um Office Services und unterstützen das Operations-Team in einem internationalen Kanzleiumfeld.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Hotelfach-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mind.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, Office Assistant oder vergleichbare Position.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Office-, Service- oder Sales-Umfeld, idealerweise international.
• Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch, Flexibilität sowie Organisationstalent.
• Souveränes, professionelles Auftreten – auch in Stresssituationen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Blick für Details.
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.

Responsabilités

• Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher.
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch.
• Koordination von Besucherbüros, Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern.
• Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen.
• Eigenständige Verwaltung aller Konferenz- und Besprechungsräume inkl. Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen.
• Unterstützung interner Veranstaltungen und On/Offboarding-Prozesse.
• Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten sowie Material- und Lagerverwaltung.

Connaissances

Outlook

MS Word

Excel

Deutsch C2

Englisch B2

Service oriented

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Formation

Ausbildung im Hotelfach

Office Assistant Ausbildung

Outils

Outlook

MS Word

Excel

Description du poste

OFFICE EXPERIENCE COORDINATOR (W/X/M)

Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung | Berlin

Zur Verstärkung unseres Berliner Büros suchen wir ab sofort eine serviceorientierte, strukturierte und hands-on arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Office Experience.

Ihre Aufgaben

Empfang & Client Experience

• Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
• Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthaltserfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
• Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
• Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen

Conference Center & Veranstaltungsbetreuung

• Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
• Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
• Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
• Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandantenmeetings, Recruiting-Events, Präsentationen)
• Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Re-Konfiguration von Konferenz-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen
• Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)

Office Services & Facility Management

• Tägliche Kontrollgänge durch Büro- und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
• Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
• Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen - Kaffeemaschine, etc.)
• Organisation von Büro-Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
• Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien

Administration & interne Unterstützung

• Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsbearbeitung und -prüfung)
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
• Unterstützung des Operations-Teams auch bei vertraulichen Themen
• Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Positionen im Bereich Sales
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Office-, Service- oder Sales-Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei/Unternehmen oder der gehobenen Hotellerie
• Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch, Flexibilität sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bringen Sie außerdem mit

• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei-Schicht-System (zwischen 8:00 und 20:00 Uhr) von montags bis freitags

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Kanzleiumfeld
• Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
• Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
• Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
• Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an [e-mail].