Mitdenken. Organisieren. Unterstützen. – Assistenz unserer Geschäftsführung

Tepto GmbH; Marienheide; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Part time

Job summary

Tepto in Marienheide sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit. Du bist organisiert, zuverlässig und unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Besprechungen vor.

Du arbeitest eigenständig, denkst mit, kommunizierst professionell und bist vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen. Es erwartet dich eine abwechslungsreiche Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und eine sorgfältige Einarbeitung am modernen

Qualifications

• Eine zuverlässige, verantwortungsbewusste und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.
• Eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, Aufgaben aktiv mit- und weiterzudenken.
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und Ansprechpartnern.
• Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit.
• Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen und Aufgaben.
• Bereitschaft, in Ausnahmefällen auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar zu sein.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich ist von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Koordination und Pflege von Terminen sowie Unterstützung bei der Tagesplanung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen.
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Anweisungen der Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fach- und Schnittstellenabteilungen.
• Weitergabe relevanter Informationen an Führungskräfte, Mitarbeiter und zuständige Ansprechpartner.
• Nachhalten von offenen Themen, Aufgaben und Fristen sowie Einholen entsprechender Rückmeldungen.
• Unterstützung der internen Kommunikation zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen.
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen, Übersichten und Informationen für die Geschäftsführung.
• Unterstützung bei interner und externer Korrespondenz.
• Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern und Besuchern.
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen einschließlich entsprechender Bewirtung.
• Übernahme kurzfristiger organisatorischer Aufgaben sowie kleinerer Sonderthemen und Projekte.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und unternehmensinternen Themen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Selbstständiges Arbeiten

Diskretion

Zusammenarbeit mit Abteilungen

Flexibilität

Tools

MS Office

Job description

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit

Du bist organisiert, zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig zusammenkommen? Du arbeitest gerne eigenständig, denkst mit und möchtest die Geschäftsführung im täglichen Unternehmensalltag aktiv unterstützen? Dann suchen wir genau dich für unsere Zentrale in Marienheide.

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du eine wichtige organisatorische und kommunikative Schnittstelle im Unternehmen. Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Themen und sorgst dafür, dass Aufgaben, Informationen und offene Punkte dort ankommen, wo sie hingehören – und auch weiterverfolgt werden.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Koordination und Pflege von Terminen sowie Unterstützung bei der Tagesplanung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Anweisungen der Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fach- und Schnittstellenabteilungen
• Weitergabe relevanter Informationen an Führungskräfte, Mitarbeiter und zuständige Ansprechpartner
• Nachhalten von offenen Themen, Aufgaben und Fristen sowie Einholen entsprechender Rückmeldungen
• Unterstützung der internen Kommunikation zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen, Übersichten und Informationen für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei interner und externer Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern und Besuchern
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen einschließlich entsprechender Bewirtung
• Übernahme kurzfristiger organisatorischer Aufgaben sowie kleinerer Sonderthemen und Projekte
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und unternehmensinternen Themen

Das bringst du mit

• Eine zuverlässige, verantwortungsbewusste und gewissenhafte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, Aufgaben aktiv mit- und weiterzudenken
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und Ansprechpartnern
• Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen und Aufgaben
• Bereitschaft, in Ausnahmefällen auch außerhalb der regulären Arbeitszeit für wichtige organisatorische Themen erreichbar zu sein
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich ist von Vorteil

Das erwartet dich bei Tepto

• Eine verantwortungsvolle Teilzeitposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und eine direkte Kommunikation
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Eigenständiges Arbeiten mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Eine umfassende Einarbeitung in deine Aufgaben
• Ein moderner Arbeitsplatz an unserem Standort in Marienheide
• Ein dynamisches Unternehmen in der Photovoltaik- und Energiebranche

Ansprechpartner: Viktor Warkentin