Assistenz (m/w/d)

PHYTEC Messtechnik GmbH; Mainz; Hybrid; EUR 19.000 - 28.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Büro in Mainz

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

PHYTEC Messtechnik GmbH sucht eine zuverlässige Assistenz zur Organisation und Administration der Personalarbeit. Wichtige Aufgaben sind das Entgegennehmen von Mitarbeiteranliegen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und die Verwaltung von Personalunterlagen.

Die Stelle bietet eine strukturierte Einarbeitung und die Chance, Aufgaben schrittweise zu übernehmen, einschließlich Zeitwirtschaft und Entgeltunterlagen. Arbeitszeit 25–30 Stunden/Woche, Büro in Mainz.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltende oder vergleichbare Ausbildung oder passende Berufserfahrung.
• Freude an strukturierten Abläufen, sorgfältiger Dokumentation und dem Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Bereitschaft, neue digitale Systeme kennenzulernen.
• Klare, freundliche und verbindliche Kommunikation
• Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Mitarbeiteranliegen entgegennehmen, Standardfragen beantworten, fachliche Themen weiterleiten.
• Bewerbungsgespräche koordinieren, Bewerbungsstatus pflegen, Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern unterstützen.
• Administrative Schritte bei Ein- und Austritten organisieren, Unterlagen anfordern, Termine und Checklisten aktuell halten.
• Personalunterlagen pflegen, Bescheinigungen vorbereiten.
• Organisation rund um Ausbildung, duales Studium, Betriebsarzt und Mitarbeiterrangebote unterstützen.
• Offene Vorgänge nachhalten und vollständige Unterlagen sowie verlässliche Rückmeldungen sicherstellen.
• Erste Ansprechperson an der Zentrale sein, Post intern verteilen.
• Nach strukturierter Einarbeitung weitere Standardaufgaben übernehmen, z.B. Zeitwirtschaft, Entgeltunterlagen, Projektunterstützung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Office-Anwendungen

Teamarbeit

Zeitmanagement

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Bewerbermanagement

Jobbeschreibung

Die PHYTEC ist ein international tätiger Technologiedienstleister für die Entwicklung und Fertigung von Embedded Systemen. Unsere Kunden sind innovative OEMs, Systemintegratoren und Anwendungsanbieter, die in ihren jeweiligen Zielmärkten mit der Qualität unserer Produkte und Leistungen Wettbewerbsvorteile erreichen. Unsere Leistung baut dabei auf Standardprodukten auf, die wir durch diese Vorleistung wirtschaftlich auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen können. Dies erreichen wir durch eine langfristige, verlässliche und werteorientierte Partnerschaft. Ein Prinzip, dass uns auch in der Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern, Gesellschaftern und Geschäftspartnern leitet. Unser Motto: Werte schaffen, Stärken stärken! Unsere Werte sind Eigenverantwortung, Respekt, Innovation und Begeisterung.

Du organisierst gerne, behältst offene Aufgaben im Blick und gehst freundlich und verbindlich auf Menschen zu? Auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig eingehen, bringst du Struktur hinein und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt?

Für die Organisation und Administration unserer Personalarbeit suchen wir eine zuverlässige Unterstützung.

Erfahrung im Personalbereich ist keine Voraussetzung. Entscheidend sind für uns deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Sorgfalt und deine Freude am Umgang mit Menschen – unabhängig davon, aus welcher Branche du kommst.

Deine Aufgaben:

• Du nimmst Mitarbeiteranliegen entgegen, beantwortest organisatorische Standardfragen und leitest fachliche Themen an die zuständigen Ansprechpersonen weiter.
• Du koordinierst Bewerbungsgespräche, pflegst den Bewerbungsstatus und unterstützt die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern.
• Du organisierst administrative Schritte bei Ein- und Austritten, forderst Unterlagen an und hältst Termine und Checklisten aktuell.
• Du pflegst Personalunterlagen und Daten und bereitest Bescheinigungen anhand vorhandener Vorlagen vor.
• Du unterstützt die Organisation rund um Ausbildung, duales Studium, Betriebsarzt und Mitarbeiterangebote.
• Du hältst offene Vorgänge nach und sorgst für vollständige Unterlagen und verlässliche Rückmeldungen.
• Du bist die erste Ansprechperson an unserer Zentrale und verteilst intern die Post an die Kolleg*innen
• Nach einer strukturierten Einarbeitung übernimmst du weitere Standardaufgaben, etwa in der Zeitwirtschaft, bei der Vorbereitung von Entgeltunterlagen und in der organisatorischen Projektunterstützung.

Dein Profil:

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltende oder vergleichbare Ausbildung oder passende Berufserfahrung in Organisation und Administration.
• Freude an strukturierten Abläufen, sorgfältiger Dokumentation und dem Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, neue digitale Systeme kennenzulernen.
• Eine klare, freundliche und verbindliche Kommunikation, mündlich wie schriftlich.
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, offene Aufgaben nachzuverfolgen und bei Unklarheiten Rücksprache zu halten.
• Du kannst deine vereinbarte Wochenarbeitszeit auf fünf Arbeitstage von Montag bis Freitag verteilen.
• HR-Erfahrung ist willkommen, aber kein Muss. Auch mit Berufserfahrung außerhalb des Personalbereichs bist du bei uns richtig, wenn du die genannten Fähigkeiten mitbringst.

Das erwartet dich:

• Eine vielseitige Assistenzaufgabe mit direktem Kontakt zu unserem Personalteam und unseren Mitarbeitenden.
• Eine strukturierte Einarbeitung, klare Ansprechpersonen und die schrittweise Übernahme eigener Aufgabenbereiche.
• Die Möglichkeit, deine organisatorischen Stärken einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten.
• 25–30 Wochenstunden, verbindlich verteilt auf Montag bis Freitag im Büro in Mainz. Die genaue Wochenstundenzahl und die tägliche Arbeitszeit stimmen wir gemeinsam ab.

Wir freuen uns auf dich! Wir bieten dir die Mitarbeit in einem innovativen, begeisterten und zukunftsorientierten Team. Neben einer interessanten Aufgabe warten aussichtsreiche Perspektiven für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Gemeinsam mit dir machen wir es in der Summe einen Tick besser!