Persönliche Assistenz / Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

dein-notfallkoffer.de; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Entwicklungsperspektive

Verantwortungsvolle Schlüsselrolle

Flache Hierarchien

Moderner Arbeitsplatz

Zusammenfassung

dein-notfallkoffer.de in Berlin sucht eine persönliche Assistenz für die Geschäftsführung. In dieser Rolle wirst du für das Terminmanagement, die Vorbereitung von Meetings sowie die Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben verantwortlich sein.

Gesucht wird eine Person, die absolut zuverlässig ist, über sehr gute Deutschkenntnisse verfügt und Erfahrung in einer ähnlichen Position mitbringt. Diese Position bietet viel Verantwortung und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung in einer dynamischen Umgebung.

Qualifikationen

• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist in der Lage, mehrere Themen parallel zu steuern, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du bringst die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit.

Aufgaben

• Terminmanagement und Pflege des Kalenders.
• Vorbereitung von Terminen und Sicherstellung relevanter Informationen.
• Verfolgung offener Themen und Fristen.
• Koordination organisatorischer Teile laufender Projekte.
• Kommunikation im Namen der Geschäftsführung.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Stressresistenz

Kommunikationsfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Office-Anwendungen

Flexibilität

Aufmerksamkeit für Details

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass aus To-dos Ergebnisse werden? Dann könnte diese Rolle genau zu dir passen.

Wir suchen eine persönliche Assistenz für die Geschäftsführung, die mitdenkt, strukturiert arbeitet, konsequent nachhält und im Alltag für Entlastung sorgt. Im Mittelpunkt stehen die geschäftliche Unterstützung im Tagesgeschäft, die Koordination von Terminen, Projekten und offenen Punkten sowie die professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Gelegentlich gehören auch private organisatorische Aufgaben dazu.

Die Position ist zunächst stark unterstützend angelegt und entwickelt sich perspektivisch zu einer sehr eigenständigen und verantwortungsvollen Assistenzrolle mit viel Vertrauen, Nähe zur Geschäftsführung und echtem Einfluss auf Abläufe.

Aufgaben

• Du steuerst das Terminmanagement und pflegst den Kalender der Geschäftsführung mit Überblick, Struktur und Weitblick.
• Du bereitest Termine organisatorisch vor und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Du übernimmst die Wiedervorlage und verfolgst offene Themen, Fristen, Rückmeldungen und delegierte Aufgaben konsequent nach.
• Du hältst Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen aus Besprechungen fest und sorgst dafür, dass vereinbarte Punkte nicht im Tagesgeschäft untergehen.
• Du koordinierst organisatorische Teile laufender Projekte und dokumentierst Projektstände, offene Punkte und nächste Schritte.
• Du kommunizierst im Namen der Geschäftsführung mit internen Mitarbeitenden, Dienstleistern sowie Steuerberater und Buchhaltung.
• Du unterstützt beim Schriftverkehr und formulierst E-Mails, Schreiben, Erinnerungen und organisatorische Mitteilungen klar und professionell.
• Du kontrollierst Fristen und unterstützt bei der Vorbereitung sowie Kontrolle der vorbereitenden Buchhaltung.
• Du übernimmst das Controlling und die Nachverfolgung vertriebsnaher Projekte, ohne selbst die Vertriebsverantwortung zu tragen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung auch im persönlichen Alltag, z. B. durch Fahrten zu Terminen sowie gelegentliche private Organisationsthemen wie Terminabstimmungen, Fristen oder die Koordination von Dienstleistern.

Qualifikation

• Du arbeitest absolut zuverlässig, diskret und loyal.
• Du bist strukturiert, organisiert und kannst mehrere Themen parallel steuern, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du denkst vorausschauend, erkennst offene Punkte frühzeitig und wartest nicht darauf, dass man dich an alles erinnert.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich und kannst auch im Namen der Geschäftsführung sicher auftreten.
• Du besitzt Durchsetzungsvermögen und bist in der Lage, Themen konsequent nachzuverfolgen.
• Du bist stressresistent und behältst auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest sicher mit gängigen Office-Anwendungen.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B.
• Du bringst die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit.
• Idealerweise hast du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung als Assistenz, Office-Manager:in oder Projektassistenz gesammelt.

Benefits

• Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle mit enger Zusammenarbeit direkt an der Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Verantwortung und Einblick in unternehmerische Abläufe
• Kurze Entscheidungswege und ein Umfeld, in dem Dinge wirklich bewegt werden können
• Eine Position mit Entwicklungsperspektive: von der klassischen Assistenz hin zu einer sehr eigenständigen, proaktiven Rolle
• Viel Abwechslung statt starrer Routine
• Direkte Kommunikation und ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken ausdrücklich gewünscht ist
• Die Möglichkeit, Strukturen mitzugestalten und Arbeitsabläufe aktiv zu verbessern
• ein moderner Arbeitsplatz
• wertschätzendes Miteinander und flache Hierarchien

Du musst nicht perfekt sein, aber du solltest Lust auf Verantwortung, Struktur und Verlässlichkeit mitbringen. Wenn du gern organisierst, Menschen und Themen zusammenhältst und Freude daran hast, einer Geschäftsführung im Alltag wirklich den Rücken freizuhalten, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.