Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Viewpoint Messe- und Ladenbau GmbH; Erkrath; On-site; EUR 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

Viewpoint Messe- und Ladenbau GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit am Standort Erkrath. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, entlasten den Alltag, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und übernehmen sensible Aufgaben im Rechnungswesen und der Personalorganisation.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Organisation von Reisen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Abstimmung mit Partnern sowie die Erstellung von Berichten und Kostenübersichten.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung
• Praktische Kenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

Responsibilities

• Assistenz & Unterstützung der Geschäftsführung
• Vorausschauende Organisation von Terminen, Kalendern und Fristen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Hotels und weiteren Reiseleistungen
• Zusammenstellung von Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Übernahme vertraulicher Angelegenheiten sowie eigenständige Bearbeitung übertragener Sonder- und Projektaufgaben
• Koordination zwischen Geschäftsführung und den einzelnen Unternehmensbereichen
• Bearbeitung der laufenden internen Buchhaltung sowie Konten- und Belegverwaltung
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Eigenständige Organisation und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Überwachung von Zahlungsterminen, Zahlungseingängen und offenen Posten
• Verantwortung für das Mahnwesen und Nachverfolgung ausstehender Zahlungen
• Abstimmung mit unserem Steuerbüro
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Verantwortung für die administrative Personalorganisation und Pflege der Personalakten
• Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitszeiten
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Organisatorische Begleitung von Eintritten und Austritten
• Ansprechperson für administrative Personalfragen der Mitarbeitenden
• Aufbereitung von Kostenübersichten, kaufmännischen Auswertungen und regelmäßigen Berichten
• Erstellung von Übersichten zu offenen Forderungen und anstehenden Zahlungsverpflichtungen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Liquiditätsübersicht und bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen
• Eigenständige Organisation des Büroalltags und Sicherstellung einer strukturierten Ablage
• Erkennen und Umsetzen von Verbesserungen in kaufmännischen Abläufen und internen Abstimmungen
• Professionelle Betreuung interner und externer Anfragen in Deutsch und Englisch

Skills

Organisationsstärke

Deutsch/Englischkenntnisse

Eigenständige Arbeitsweise

Prioritäten setzen

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Excel & Outlook)

ERP-Systeme (work4all)

Job description

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Standort: Erkrath bei Düsseldorf

VIEWPOINT ist ein weltweit agierender Anbieter von innovativen Messe- und Ausstellungslösungen. Seit über 30 Jahren sorgen wir dafür, dass unsere Kunden auf Messen, Foren, Konferenzen und Veranstaltungen gut aussehen und im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert. Von kleinen Start-ups über Familienunternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen begleiten wir Projekte von der Planung bis zur Umsetzung.

Wir suchen Dich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die mitdenkt, vorausplant und Verantwortung übernimmt. Du arbeitest direkt mit unserer Geschäftsführung zusammen, hältst ihr im Tagesgeschäft den Rücken frei und sorgst dafür, dass aus offenen Themen erledigte Aufgaben werden. Gleichzeitig übernimmst Du wichtige kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Unternehmen.

Deine Aufgaben

Assistenz & Unterstützung der Geschäftsführung

• Eigenständige Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

• Vorausschauende Organisation von Terminen, Kalendern und Fristen

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachhalten vereinbarter Aufgaben

• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Hotels und weiteren Reiseleistungen

• Zusammenstellung von Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen

• Übernahme vertraulicher Angelegenheiten sowie eigenständige Bearbeitung übertragener Sonder- und Projektaufgaben

• Koordination zwischen Geschäftsführung und den einzelnen Unternehmensbereichen

Kaufmännische Aufgaben & Zahlungsverkehr

• Bearbeitung der laufenden internen Buchhaltung sowie Konten- und Belegverwaltung

• Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Eigenständige Organisation und Abwicklung des Zahlungsverkehrs einschließlich Überweisungen im Rahmen vereinbarter Freigaben

• Überwachung von Zahlungsterminen, Zahlungseingängen und offenen Posten

• Verantwortung für das Mahnwesen und Nachverfolgung ausstehender Zahlungen

• Abstimmung mit unserem Steuerbüro

• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Personalorganisation für rund 40 Mitarbeitende

• Verantwortung für die administrative Personalorganisation und Pflege der Personalakten

• Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitszeiten

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

• Organisatorische Begleitung von Eintritten und Austritten

• Ansprechperson für administrative Personalfragen der Mitarbeitenden

Controlling & Unternehmensorganisation

• Aufbereitung von Kostenübersichten, kaufmännischen Auswertungen und regelmäßigen Berichten

• Erstellung von Übersichten zu offenen Forderungen und anstehenden Zahlungsverpflichtungen

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Liquiditätsübersicht und bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen

• Eigenständige Organisation des Büroalltags und Sicherstellung einer strukturierten Ablage

• Erkennen und Umsetzen von Verbesserungen in kaufmännischen Abläufen und internen Abstimmungen

• Professionelle Betreuung interner und externer Anfragen in Deutsch und Englisch

Das bringst Du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder einer vergleichbar vielseitigen kaufmännischen Position

• Fundierte praktische Kenntnisse in der laufenden Buchhaltung und im Zahlungsverkehr

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

• Erfahrung mit kaufmännischer Software und ERP-Systemen, idealerweise work4all

• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

• Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen Prioritäten zu setzen

• Verbindlichkeit, Durchsetzungsvermögen und ein professionelles Auftreten

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das erwartet Dich

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Ein vielseitiger Aufgabenbereich mit Einblick in das gesamte Unternehmen

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit klaren Zuständigkeiten und Gestaltungsspielraum

• Eine strukturierte Einarbeitung und persönliche Übergabe durch unsere langjährige Mitarbeiterin

• Leistungsgerechte Vergütung

• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen

• Ein kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege

Du denkst voraus, übernimmst Verantwortung und bringst Themen zuverlässig zum Abschluss?