Mitarbeiter Office Management (w/m/d)

inasys GmbH; Deutschland; Remote; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

inasys GmbH sucht eine engagierte Assistenz im Office Management zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe und zur Unterstützung der Abteilungsleitung. Du übernimmst organisatorische Aufgaben, koordnest Termine und begleitest interne Prozesse im Team.

Zu Deinen Aufgaben gehören Kommunikation mit Geschäftsführung, Organisation von Veranstaltungen, Bearbeitung der Vertragsablage und Fristenkontrollen. Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten bieten dir eine moderne Arbeitsumgebung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Office Management oder Assistenz.
• Ausgeprägte selbstständige Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität.
• Organisationstalent, Sorgfalt, Verlässlichkeit und Diskretion.
• Freundliches, sicheres Auftreten gegenüber Kolleginnen, Gästen und Dienstleistern.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Termin- und Ablagesystemen.

Responsibilities

• Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau unseres Office Management
• Mitteilung bei Assistenztätigkeiten der Geschäftsführung, z. B. Terminplanung, Reisen, Korrespondenz
• Erste Anlaufstelle im Haus für organisatorische Anliegen
• Annahme von Telefonaten und gezielte Weiterleitung
• Organisation von internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei Bestellungen, der Vertragsablage und der Einhaltung von Fristen

Skills

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Job description

Sorge für reibungslose Abläufe und schaffe die Grundlage für produktive Zusammenarbeit.

Deine Aufgaben sind

Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau unseres Office Management

Mitteilung bei Assistenztätigkeiten der Geschäftsführung, z. B. Terminplanung, Reisen,
Korrespondenz

Erste Anlaufstelle im Haus für organisatorische Anliegen

Annahme von Telefonaten und die gezielte Weiterleitung

Organisation von internen Veranstaltungen

Unterstützung bei Bestellungen, der Vertragsablage und der Einhaltung von Fristen

Das bringst Du mit

Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in Office Management oder Assistenz

Ausgeprägte selbstständige Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität

Organisationstalent und Sorgfalt mit hoher Verlässlichkeit und Diskretion

Freundliches, sicheres Auftreten gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Gästen sowie Dienstleistern

Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Termin- und Ablagesystemen

Das bieten wir Dir

Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten

Gestalte innovative Softwarelösungen im agilen Team und bringe dein Know-how aktiv ein.

Plane und steuere Standard-Einführungsprojekte sowie die Betreuung unserer Kunden.

Steuere und koordiniere Projekten sowie Abstimmung mit internen und externen Beteiligten.

Kontrolliere und prüfe Daten und Wertpapierbeständen sowie die Bearbeitung fachlicher Anfragen.

inasys GmbH
Personal – Selina Netzer
Grantham-Allee 2 – 8
53757 Sankt Augustin