Mitarbeiter (m/w/d) für den Empfangs- und Konferenzbereich in Vollzeit

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Mediendienstleister in Düsseldorf sucht einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit. Die Aufgabe umfasst Empfangstätigkeiten, Koordination von Konferenzen und allgemeine administrative Aufgaben. Ein sehr gutes Deutsch, MS-Office Kenntnisse und Organisationstalent sind erforderlich. Das Unternehmen bietet langfristige Festanstellung, festes Monatsgehalt und umfassende Einarbeitung.

Leistungen

Langfristige Festanstellung

Festes Monatsgehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Erstattung des Deutschlandticket

Umfassende Einarbeitung

Weiterbildung/Schulungen

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Hotel‑Veranstaltungs‑Büromanagement wünschenswert.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Outlook, Teams, Word, Excel).
• Aufgeschlossene und engagierte Persönlichkeit.

Aufgaben

• Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes von Sitzungen.
• Klassische Empfangstätigkeiten.
• Vorbereitung der Konferenzräume gemäß den Unternehmensstandards.

Kenntnisse

Kunden- und Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

MS-Office Kenntnisse

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Teamfähigkeit

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Kunden, einem Mediendienstleister in Düsseldorf einen Mitarbeiter (m/w/d) für den Empfangs- und Konferenzbereich in Vollzeit (40 Std./Woche).

Arbeitszeiten: montags bis freitags von 08.00 bis 18.00 Uhr mit einer 30‑minütigen Pause.

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• Erstattung des Deutschlandticket
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes von Sitzungen
• Klassische Empfangstätigkeiten, wie Begrüßung und Betreuung aller Gäste, Kunden, Bewerber und neuer Mitarbeiter
• Vorbereitung der Konferenzräume gemäß den Unternehmensstandards
• Führen der Gästeliste, Ausstellen von Gästeausweisen
• Bestellung von Taxis, Organisation von Boten und Fahrradkurieren
• Verpflegung bereitstellen
• Sauberkeit der Konferenzräume, reinigen der Konferenzräume
• Sauberhalten der Kantine (Be- und entladen der Spülmaschine, Befüllen der Softdrink-Kühlschränke und der Kaffeemaschine)
• Unterstützung und Vorbereitung bei Organisationen von internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Einrichtung der erforderlichen Technik
• Vorrauschauende wöchentliche Übersicht der Buchungen und entsprechende Vorbereitung sowie Weiterleitung aller Informationen an die Beteiligten
• Verwaltung des Fuhrparks
• Handling der Mobiltelefone
• Sicherstellung einer Dienstleistungsmentalität auf höchstem Niveau
• Allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz
• Betreuung der Telefonzentrale, Anrufweiterleitungen und erfassen von Rückrufbitten
• Tägliche Erledigung der Ein- und Ausgangspost

Ihr Profil:

• Berufserfahrung im Hotel‑Veranstaltungs‑Büromanagement wünschenswert
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Organisationstalent und unabhängige, strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute MS‑Office Kenntnisse (Outlook, Teams, Word, Excel)
• Hohe Kunden‑ und Dienstleistungsorientierung
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Begeisterung sowie lösungsorientiertes Vorgehen
• Aufgeschlossene und engagierte Persönlichkeit
• Angemessene Garderobe und perfekte Umgangsformen

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