Management Assistant & Office Coordinator (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Darmstadt; Vor Ort; EUR 34.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Leistungsgerechte Vergütung

Hochwertig ausgestattetes Arbeitsumgeb

Strukturierte Einarbeitung

Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten

Mitarbeiterveranstaltungen

Zusammenfassung

DIS Deutscher Industrie Service AG in Darmstadt sucht einen Management Assistant & Office Coordinator (m/w/d) zur direkten Festanstellung. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, Koordination von Terminen und Vorbereitung von Meetings im dynamischen Büroalltag.

Sie verfügen über Erfahrung in Assistenz/Office, Organisationstalent, kommunizieren sicher im internationalen Umfeld und arbeiten eigeninitiativ. Gute Englischkenntnisse, Präsenz vor Ort und Diskretion runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Empfangsfunktion.
• Organisationstalent mit lösungsorientierter Arbeitsweise.
• Kommunikativ stark im internationalen Umfeld.
• Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Englischkenntnisse.
• Präsenz vor Ort während der Kernarbeitszeiten.
• Diskreter und gewissenhafter Umgang mit sensiblen Informationen.
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten.

Aufgaben

• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und organisatorische Aufgaben.
• Posteingang/ausgang bearbeiten.
• Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Unterstützung der Teams bei administrativen Themen.
• Dokumente, Stammdaten pflegen und ablegen.
• Vielfältige Assistenz- und Backoffice-Aufgaben übernehmen.

Kenntnisse

Assistenz

Organisationstalent

Kommunikation

Eigeninitiative

Belastbarkeit

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Organisation ist Ihre Stärke und Sie fühlen sich im Office Management zu Hause?

Dann könnte diese Position genau die richtige für Sie sein. Wie suchen für ein renommiertes Family Office mit Sitz in Darmstadt einen Management Assistant & Office Coordinator (m/w/d) zur direkten Festanstellung.

Es erwartet Sie eine vielseitige Rolle mit Verantwortung, kurzen Entscheidungswegen und einem Umfeld, in dem Professionalität, Vertrauen und Teamgeist großgeschrieben werden.

Ihre Vorteile

• Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Unternehmen
• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben und direktem Einfluss auf den Büroalltag
• Familiäres Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen
• Leistungsgerechte Vergütung
• Hochwertig ausgestattetes Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung für einen erfolgreichen Start
• Zusammenarbeit mit einem motivierten und professionellen Team
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen und gemeinsame Aktivitäten
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens

Ihre Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie Übernahme organisatorischer Aufgaben
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Besprechungen
• Unterstützung der Teams bei administrativen und organisatorischen Themen
• Pflege, Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Stammdaten
• Übernahme vielfältiger Assistenz- und Backoffice-Aufgaben

Ihr Profil

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Empfangsfunktion
• Organisationstalent mit einer lösungsorientierten und anpackenden Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke im internationalen Umfeld
• Eigeninitiative, Belastbarkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Präsenz vor Ort während der Kernarbeitszeiten
• Diskreter und gewissenhafter Umgang mit sensiblen Informationen
• Verlässliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten und ausgeprägter Serviceorientierung
• Strukturierte Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten und Abläufe

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrial Solutions. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut Great Place to Work® ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununuTop Company Award. UnserService wird mit 4,6 bei Google* und mit 4,2 bei kununu* bewertet.

*Stand 03/25