Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

FERCHAU GmbH Niederlassung Leipzig; Merseburg; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Arbeitszeitmodelle 36–40 Stunden/Woche

FERCHAU Academy (Weiterbildung)

30 Tage Urlaub ab Jahr 3

Kita-Zuschuss bis zu 100€ pro Kind

Mobiles Arbeiten möglich

Job summary

FERCHAU sucht eine/n Kaufmännischen Assistenten (m/w/d) in Deutschland. Du unterstützt die Rechnungs- und Angebotsbearbeitung, nimmst Telefongespräche entgegen und bist zentrale/r Ansprechpartner:in für Kund:innen am Telefon.

Zu deinen Aufgaben gehören Dokumentenmanagement in DocuWare/SharePoint, Vorbereitung von Sicherheitsberichten, sowie Koordination des Genehmigungsprozesses und bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement.
• Erfahrung in Rechnungs- und Angebotserstellung mit MS Excel/Word oder SAP.
• Vorteilhaft: Telefonservice-Erfahrung und Dokumentenmanagementkenntnisse.

Responsibilities

• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen mit MS Office oder ERP-Systemen.
• Unterstützung bei der Angebotserstellung unter Verwendung von Vorlagen und Kalkulationstools.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie erste Ansprechpartner:in für Kund:innen am Telefon.
• Erstellung, Pflege und Ablage betrieblicher Dokumente in DocuWare oder SharePoint.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Sicherheitsberichten nach internen Vorgaben.
• Organisation des Genehmigungsmanagements inklusive Nachhalten von Fristen.
• Zusammenarbeit mit Abteilungen zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse.

Skills

Telefonservice

Büroorganisation

Dokumentenmanagement

Sicherheitsberichte

Genehmigungsmanagement

Koordination

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement (kfm. Ausbildung)

Tools

MS Excel

MS Word

SAP

Job description

Die besten Köpfe für die unterschiedlichsten Aufgaben zu finden sowie Menschen und Technologien zu verbinden, und zwar täglich aufs Neue - dafür schätzen unsere Kunden FERCHAU. Unterstütze uns: als ambitionierte:r Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

Das ist zukünftig dein Job

• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen mit MS Office oder ERP-Systemen
• Unterstützung bei der Angebotserstellung unter Verwendung von Vorlagen und Kalkulationstools
• Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie erste:r Ansprechpartner:in für Kund:innen am Telefon
• Erstellung, Pflege und Ablage betrieblicher Dokumente in digitalen Systemen wie DocuWare oder SharePoint
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Sicherheitsberichten nach internen Vorgaben
• Organisation des Genehmigungsmanagements inklusive Nachhalten von Fristen
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse

Das erwartet dich bei uns

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Arbeitszeitmodelle zwischen 36-40 Wochenstunden, abhängig von dem Projekteinsatz
• Weiterbildungsangebote unseres Inhouse-Instituts, der FERCHAU Academy (E-learnings, Trainings und Seminare)
• 26 Tage Urlaub im ersten Jahr, 28 Tage Urlaub im zweiten Jahr und ab dem dritten Jahr bei uns 30 Tage Urlaub
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung durch Kita-Zuschuss (bis zu 100€ netto je Kind bis zum 6. Lebensjahr)
• Flexibilität durch die Möglichkeit mobil zu Arbeiten (abhängig vom Kundenunternehmen)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann:frau für Büromanagement oder vergleichbar
• Kenntnisse in der Rechnungs- und Angebotserstellung mit MS Excel, Word oder branchenspezifischer Software (z. B. SAP)
• Erfahrung im Umgang mit Telefonsystemen sowie professioneller Telefonservice-Erfahrung
• Routiniert im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder SharePoint
• Grundkenntnisse zu Anforderungen an Sicherheitsberichte im gewerblichen Kontext wünschenswert
• Verständnis für Abläufe im Genehmigungsmanagement z. B. Behördenkorrespondenz, Fristenkontrolle
• Organisationsfähigkeit bei der Koordination mehrerer Aufgabenbereiche gleichzeitig erforderlich