Kaufmännische Assistenz / Teamassistenz im Spezialtiefbau, Stuttgart (m/w/d)

Ed. Züblin AG; Stuttgart; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Ed. Züblin AG in Stuttgart sucht eine engagierte Büro-/Projektassistenz zur Organisation von Unterkünften, Reisen und Schulungen sowie zur Unterstützung der Bau- und Projektteams über den gesamten Projektverlauf.

Sie strukturieren digitale Akten und koordinieren Materialien und Termine auf Baustellen. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, arbeiten selbstständig, sorgfältig und termintreu, und beherrschen MS-Office sicher.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Interesse an digitalem Arbeiten und Dokumentenmanagement
• Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Termintreue
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Organisationstalent, Teamfähigkeit sowie Kommunikationsfähigkeit

Responsibilities

• Organisieren von Unterkünften, Reisen, Schulungen sowie arbeitsmedizinische Termine für unsere Mitarbeitenden
• Pflege und Strukturierung der digitalen Projekt- und Dokumentenablage
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Bau- und Projektteams vom Baustellenstart bis zum Projektabschluss
• Koordination der Erstausstattung neuer Baustellen, Organisation von Büromaterial, Arbeitsmitteln und projektbezogenen Unterlagen
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Referenz-, Präqualifikations- und Bescheinigungsunterlagen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Schlussgespräche und projektbezogene Termine
• Wahrung der administrativen Standards und dazu beitragen, Prozesse im Projekt- und Baustellenumfeld effizient, einheitlich und transparent zu gestalten

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Termintreue

Selbstständiges Arbeiten

Dokumentenmanagement

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Aufgaben

• Organisieren von Unterkünften, Reisen, Schulungen sowie arbeitsmedizinische Termine für unsere Mitarbeitenden
• Pflege und Strukturierung der digitalen Projekt- und Dokumentenablage
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Bau- und Projektteams vom Baustellenstart bis zum Projektabschluss
• Koordination der Erstausstattung neuer Baustellen, organisieren Büromaterial, Arbeitsmittel und projektbezogene Unterlagen
• Erstellung, pflegen und Aktualisierung von Referenz-, Präqualifikations- und Bescheinigungsunterlagen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Schlussgespräche und projektbezogene Termine
• Wahrung der administrativen Standards und dazu beitragen, Prozesse im Projekt- und Baustellenumfeld effizient, einheitlich und transparent zu gestalten

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekauffrau/Industriekaufmann oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erste Erfahrung in der Baubranche vorteilhaft, jedoch keine Voraussetzung
• Interesse an digitalem Arbeiten und Dokumentenmanagement
• Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise, gepaart mit einer hohen Einsatzbereitschaft und Termintreue
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Organisationstalent, Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab