PROJEKTASSISTENZ (M/W/D) BAULOGISTIK - zunächst befristet auf 12 Monate

GP Con GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

GP Con GmbH sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Projektleitung und des Teams in organisatorischen, kaufmännischen und technischen Belangen. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und pflegen die Projektdokumentation sorgfältig vor.

Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung. Idealerweise bringen Sie Bauwirtschaftserfahrung mit und arbeiten selbstständig, strukturiert und teamorientiert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufleute oder Bauwesen).
• Idealerweise Erfahrung in Team-, Projekt- oder Bauassistenz.
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Word und Outlook.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleitung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projektbesprechungen inkl. Bewirtung.
• Koordination von Terminen, Abläufen und projektbezogenen Aufgaben.
• Professionelle Kommunikation mit Auftraggebern, Nachunternehmern und Dienstleistern.
• Erstellung, Pflege und Archivierung von Projektdokumentationen und Übersichten.

Skills

MS Office Fähigkeiten

Team- und Projektassistenz

Organisations- talent

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Kunden- und Auftraggeber-Kommunikation

Education

Kaufmännische oder technische Berufsausbildung

Tools

Excel

Word

Outlook

Job description

Ihr Arbeitsumfeld

Auf der Baustelle ist nicht nur Anpacken gefragt. Wer die Liebe zum Bau und die Leidenschaft fürs Handwerk mitbringt, kann bei der GP Con schnell seine berufliche Zukunft finden. Ein Bauwerk und insbesondere sein Rohbau entsteht nicht über Nacht und mit „Stein auf Stein“ ist es längst nicht mehr getan. Viel mehr sind Spezialisten gefragt, wenn Bodenproben erforderlich, die Baugrube gesichert, das Fundament gegossen, die Wände hochgezogen und die Kanäle an die richtigen Stellen verlegt werden müssen. Hinzu kommen unzählige Anforderungen an die Ressourcennutzung, den Klimaschutz, die Nachhaltigkeit der Rohstoffe und vor allem die Einhaltung der hohen Sicherheitsstandards. Mit all diesen Fragen werden unsere Kolleginnen und Kollegen draußen vor Ort auf der Baustelle konfrontiert. Als Bauingenieure, Handwerker oder Techniker koordinieren sie bei Regen und Sonnenschein, bei Schnee und Sturm die reibungslosen Abläufe zwischen allen Beteiligten und gewährleisten jederzeit als Team mit Liebe und Leidenschaft einen Rohbau mit Qualitätsgarantie. Für unsere anspruchsvollen Bau- und Baulogistikprojekte suchen wir eine engagierte, zuverlässige und organisationsstarke Projektassistenz (m/w/d), die unser Team bei organisatorischen, kaufmännischen und technischen Aufgaben unterstützt. In dieser vielseitigen Position sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Projektleitung, Auftraggebern, Nachunternehmern und weiteren Projektbeteiligten. Sie sorgen für strukturierte Abläufe, behalten Termine und Dokumente im Blick und unterstützen unser Projektteam aktiv im Tagesgeschäft. Die Position ist zunächst befristet auf 12 Monate.

Ihre Aufgaben

Organisation und Teamassistenz

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projektbesprechungen einschließlich Konferenz- und Bewirtungsservice
• Koordination von Terminen, organisatorischen Abläufen und projektbezogenen Aufgaben
• Professionelle Kommunikation und Korrespondenz mit Auftraggebern, Nachunternehmern und Dienstleistern
• Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses innerhalb des Projektteams

Kaufmännische Projektassistenz

• Unterstützung bei der kaufmännischen Abwicklung unserer Baulogistikprojekte
• Mitwirkung bei der Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen, Leistungsnachweisen und kaufmännischen Unterlagen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Auswertungen und projektbezogenen Listen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Zusammenarbeit mit der Projektleitung und dem kaufmännischen Controlling

Technische und administrative Projektunterstützung

• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von technischen sowie projektbezogenen Unterlagen und Dokumentationen
• Organisation und Verwaltung der Projektdokumentation einschließlich strukturierter elektronischer Ablage und Archivierung
• Unterstützung bei der regelmäßigen Überprüfung und Überwachung baustellenrelevanter Nachweise, Genehmigungen und Bescheinigungen
• Nachverfolgung von Prüffristen, Dokumentenständen und fehlenden Unterlagen
• Pflege von Projektübersichten, Aufgabenlisten und Terminplänen
• Unterstützung bei der Erstellung von Besprechungsprotokollen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Industriekaufleute oder Bauwesen, oder eine vergleichbare Qualifikation.

Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Team-, Projekt- oder Bauassistenz mit. Kenntnisse aus der Bauwirtschaft sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.

• Fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache
• Eine selbstständige, strukturierte und systematische Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Hohe Motivation, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber Auftraggebern, Kunden und Dienstleistern
• Soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl
• Flexibilität, absolute Zuverlässigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Offenheit gegenüber neuen digitalen Anwendungen und Arbeitsprozessen
• Freude an der Zusammenarbeit im Team