Projektassistenzen | Baustellenassistenzen

Star; Deutschland; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

The Specialist Group sucht eine Projektassistenz zur Unterstützung im Projektmanagement. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Projektdokumentationen, die Kommunikation zwischen Projektleitung und externen Partnern sowie die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung.

Der ideale Kandidat verfügt über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, Erfahrung im Projektmanagement ist von Vorteil. Zudem sind gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.

Qualifications

• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Baustellenadministration.
• Kenntnisse in Bau- oder Anlagenbauprozessen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Organisation und Verwaltung von Projektdokumentationen und Terminen.
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und Lieferanten.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.

Skills

MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

Projektmanagement-Tools

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Belastbarkeit

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

SAP

Primavera

MS Project

Job description

Projektassistenz

• Organisation und Verwaltung von Projektdokumentationen, Terminen und Korrespondenzen.
• Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen.
• Überwachung von Fristen und Terminen.
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden, Lieferanten und Subunternehmern.
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings undBesprechungen.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.
• Erstellung von Statusberichten für das Projektcontrolling.
• Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen.
• Nachverfolgung von Lieferterminen und vertraglichen Verpflichtungen.

Baustellenassistenz

• Unterstützung bei der Organisation von Unterkünften, Anreisen und Zugängen für Baustellenmitarbeiter.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Materiallieferungen und Baustellenlogistik.
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büro- und Arbeitsmaterialien auf der Baustelle.
• Pflege von Baustellendokumentationen, z. B. Bautagebücher, Checklisten und Prüfprotokolle.
• Verwaltung von Sicherheits- und Gesundheitsunterlagen sowie von Genehmigungen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Mängelberichten und Abnahmen.
• Organisation von Schulungen und Sicherheitsunterweisungen in Zusammenarbeit mit der HSE-Abteilung.
• Dokumentation und Verwaltung von Sicherheitsvorgaben und Zertifikaten.
• Ansprechpartner für Lieferanten, Subunternehmer und externe Partner auf der Baustelle.
• Organisation und Moderation von Baustellenbesprechungen und Protokollierung der Ergebnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Baustellenadministration (von Vorteil).
• Kenntnisse in Bau- oder Anlagenbauprozessen (wünschenswert).
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und ERP-Systemen (z. B. SAP, Primavera, MS Project) ist von Vorteil.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei kurzfristigen Änderungen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen sind ein Plus).