Junior Executive Assistant / Teamassistenz (m/w/d)

Dürr CTS GmbH; Bietigheim-Bissingen; Vor Ort; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Softgarden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Baden-Württemberg. Sie unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, organisiert Reisekostenabrechnungen, koordiniert Meetings und erstellt Präsentationen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Assistenz/Office Management, starke Organisationsfähigkeiten, Vertraulichkeit, sichere MS-365-Kenntnisse und gute Englischkenntnisse; Französisch von Vorteil.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Office Management oder Sekretariat.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein.
• Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Reports und Protokollen.
• Organisation von Workshops, Veranstaltungen und internen Terminen.
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Pflege von Inhalten im Intranet (SharePoint).
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. im Fuhrparkmanagement.

Kenntnisse

Organisation & Koordination

Eigeninitiative

Serviceorientiertes Auftreten

Vertraulichkeit

Digitale Affinität

KI-Tools einsetzen

Prioritäten setzen

Menschen unterstützen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

KI-Tools

Jobbeschreibung

Was Sie erwartet

• Unterstützung der Geschäftsführung und weiterer Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Reports und Protokollen
• Organisation von Workshops, Veranstaltungen und internen Terminen
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Unterstützung bei Projekten
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet (SharePoint)
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. im Fuhrparkmanagement
• Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Teamassistenz, Office Management oder Sekretariat
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Diskreter und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse am Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung und Optimierung administrativer Prozesse
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten
• Freude daran, Menschen zu unterstützen und Prozesse effizient zu gestalten

Wir wertschätzen diverse Teams und freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Ihrer Nationalität, ethnischen Herkunft, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter.