Teamassistenz für Energieunternehmen (m/w/d)

emagine; Bayreuth; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

emagine sucht eine motivierte Teamassistenz mit starken organisatorischen Fähigkeiten in Bayreuth. Sie unterstützen das Führungsteam bei administrativen Prozessen, planen Reisen, koordinieren Meetings und kümmern sich um Büroorganisation.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsumfeld mit. Sicherer Umgang mit Microsoft 365, gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Teams, Word und Excel.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Organisation und Koordination aller administrativen Prozesse.
• Organisation und Buchung von Dienstreisen für Mitarbeiter und Führungskräfte
• Einholung und Vergleich von Angeboten unter Budgetvorgaben
• Unterstützung bei Planung und Durchführung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen
• Koordination von Räumlichkeiten, Catering und organisatorischen Leistungen
• Unterstützung des Führungsteams bei Terminplanung und -steuerung
• Nachverfolgung von Vertragsunterschriften und Freigaben
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Bestellung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Organisation von Schulungen und Arbeitssicherheitsunterweisungen

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Flexibilität

Arbeitsorganisation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Einleitung & Zusammenfassung

Wir suchen eine motivierte Teamassistenz, die über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten verfügt und in einem dynamischen Umfeld arbeitet. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz mit. Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und haben Erfahrung in der Planung und Durchführung von Reise- und Veranstaltungsorganisation.

Hauptverantwortlichkeiten

In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination aller administrativen Prozesse.

• Organisation und Buchung von Dienstreisen für Mitarbeiter und Führungskräfte
• Einholung und Vergleich von Angeboten unter Berücksichtigung von Budget- und Effizienzvorgaben
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen
• Koordination von Räumlichkeiten, Catering, und weiteren organisatorischen Leistungen
• Unterstützung des Führungsteams bei der Planung und Steuerung von Terminen
• Koordination komplexer Besprechungen mit internen und externen Stakeholdern
• Sicherstellung einer effizienten Termin- und Ressourcenplanung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Bestellung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Organisation von Schulungen, Fortbildungsmaßnahmen und Arbeitssicherheitsunterweisungen
• Verwaltung administrativer Prozesse und Dokumentationen
• Einholung von Angeboten
• Unterstützung bei Bestell- und Beschaffungsprozessen
• Nachverfolgung von Vertragsunterschriften und Freigaben
• Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
• Priorisierung unterschiedlicher Anforderungen
• Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs im Team

Wichtige Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsumfeld
• Erfahrung in der Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Besprechungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Serviceorientierung und Diskretion
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicheres Priorisieren auch bei wechselnden Anforderungen
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nice to Have

• Zusätzliche Qualifikationen im Bereich Projektmanagement
• Kenntnisse über moderne Kommunikationstechnologien

Weitere Details

Die Position ist vor Ort in Bayreuth, in einem multinationalen Umfeld mit flexibler Arbeitsorganisation und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.