Junior Executive Assistant / Teamassistenz (m/w/d)

Envanio; Bietigheim-Bissingen; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Job summary

Envanio sucht eine engagierte Büro- und Teamassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams. Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Termin- und Reisemanagement, Erstellung von Berichten, Präsentationen und Protokollen, sowie die Koordination von Meetings und Workshops.

Sie arbeiten eigenständig, verantwortungsbewusst und serviceorientiert. Sicherer Umgang mit MS 365, Deutschkenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise sind Voraussetzung; Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Sekretariatsbereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein.
• Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Diskreter und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel).
• Hohe digitale Affinität; Interesse an KI-Tools zur Effizienzsteigerung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Reports und Protokollen.
• Organisation von Workshops, Veranstaltungen und internen Terminen.
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Unterstützung bei Projekten.
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet (SharePoint).
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. Fuhrparkmanagement.
• Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards.

Skills

Organisations- und Koordinations-fähig

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Serviceorientiertes Auftreten

Diskreter Umgang mit vertraulichen In-

Menschen unterstützen

Education

Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Job description

Was Sie erwartet

• Unterstützung der Geschäftsführung und weiterer Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Reports und Protokollen
• Organisation von Workshops, Veranstaltungen und internen Terminen
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Unterstützung bei Projekten
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet (SharePoint)
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. im Fuhrparkmanagement
• Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Teamassistenz, Office Management oder Sekretariat
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Diskreter und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse am Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung und Optimierung administrativer Prozesse
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten
• Freude daran, Menschen zu unterstützen und Prozesse effizient zu gestalten

Wir wertschätzen diverse Teams und freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Ihrer Nationalität, ethnischen Herkunft, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter.