HR Administration & Payroll Specialist (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Essen; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Arbeitsweise

Mobilitätsangebote

Attraktive Urlaubsregelungen

Team-Events

Moderner Arbeitsplatz

Job summary

Exclusive Associates UK Limited sucht eine engagierte HR-Administratorin bzw. einen HR-Administrator.

Sie übernehmen eigenverantwortlich Aufgaben rund um Entgeltabrechnung, Bewerbermanagement und Personalakten und arbeiten mit gängigen HR-Softwarelösungen wie Sage HR Suite, DATEV oder Personio. Sie gestalten administrative Prozesse mit, arbeiten strukturiert, zuverlässig und kommunizieren klar mit internen Schnittstellen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Personalwesen.
• Kenntnisse zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht.
• Erste Erfahrung mit HR-Software wie Sage HR Suite, DATEV oder vergleichbaren Systemen.

Responsibilities

• Bereitet monatliche Entgeltabrechnung vor und führt sie durch.
• Bearbeitet Melde- und Bescheinigungswesen gegenüber Behörden und Sozialträgern.
• Betreut den Bewerbungsprozess und kommuniziert mit Bewerbenden.
• Pflegt Personalakten und erstellt Vertragsdokumente sowie weitere Schriftstücke.
• Begleitet die Weiterentwicklung der HR-Software mit Anwendern.
• Organisiert Schulungs- und Gesundheitsmaßnahmen für Mitarbeitende.
• Kontrolliert Zeiterfassung und unterstützt bei Prozessoptimierung.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Personalwesen-Erfahrung

Lohnsteuer- und Arbeitsrecht

HR-Software-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Sage HR Suite

DATEV

Personio

Job description

Überblick

Du wirst Teil eines engagierten Teams in einem etablierten technischen Fertigungs- und Dienstleistungsumfeld und gestaltest administrative HR-Prozesse mit. Du übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben rund um Entgeltabrechnung, Bewerbermanagement und Personaldokumentation. Dabei arbeitest du mit gängigen HR-Softwarelösungen wie Sage HR Suite, DATEV oder Personio und trägst zur Digitalisierung interner Abläufe bei. Wir bieten dir persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, flache Strukturen und eine familienfreundliche Arbeitsorganisation, in der du aktiv mitgestalten kannst.

Deine Aufgaben

• Bereitest die monatliche Entgeltabrechnung vor und führst sie termingerecht durch
• Bearbeitest Melde- und Bescheinigungswesen gegenüber Behörden und Sozialträgern
• Betreust den Bewerbungsprozess und kommunizierst mit Bewerbenden
• Pflegst Personalakten und erstellst Vertragsdokumente sowie weitere Schriftstücke
• Begleitest die Weiterentwicklung der HR-Software in Abstimmung mit Anwender:innen
• Organisierst Schulungs- und Gesundheitsmaßnahmen für Mitarbeitende
• Kontrollierst und pflegst die Zeiterfassung und unterstützt bei der Prozessoptimierung

Dein Profil

• Hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Bringst mindestens zwei Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen mit
• Kennst dich mit Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht aus
• Hast erste Erfahrung mit HR-Software wie Sage HR Suite, DATEV oder vergleichbaren Systemen oder bist bereit, dich einzuarbeiten
• Arbeitest strukturiert, verschwiegen und zuverlässig
• Bist teamfähig und kommunizierst klar mit internen Schnittstellen

Deine Benefits

• Flexible Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Unterstützung bei fachlicher Weiterbildung und gezielte Entwicklungsangebote
• Betriebliche Absicherungsangebote oder abhängigkeitsreduzierende Zusatzleistungen
• Mobilitätsangebote wie vergünstigtes Fahrrad-Leasing und Unterstützung bei der Anreise
• Attraktive Urlaubsregelungen zur Erholung
• Regelmäßige Team-Events und informelle Austauschformate
• Strukturierte Einarbeitung mit festen Ansprechpersonen
• Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche
• Moderner Arbeitsplatz mit digitaler Infrastruktur und ergonomischer Ausstattung

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered.