Fachspezialist Business Assistent (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Tarifliches Urlaubs- und Weihnachtsgel

Work-Life-Integration

Attraktives Arbeitsumfeld

Zahlreiche Mitarbeiter Benefits

Hauseigene Kantine zu BMW-MitarbeiterK

Zusammenfassung

BMW in München sucht eine engagierte Assistenz der Hauptabteilungsleitung. Sie entlasten die Leitung durch eigenverantwortliche Koordination, bereiten Gremien vor und unterstützen beim Kalender- und Reise-Management.

Ihre Arbeit umfasst die Terminplanung, Informationsfluss im Abteilungsbereich und die Organisation von Sitzungen auf Deutsch und Englisch. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz­erfahrung, gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sicherheit im Umgang mit MS Office, Internet und Intranet.
• Sehr gute BMW-Systemkenntnisse (SAP, GSS, ELAN, IdAS, DIVA, EDU, myTMS).
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen in Abstimmung mit notwendigen Teilnehmenden, auch in Englisch.
• Entgegennahme, Priorisierung und Weitergabe von Informationen, besonders in Abwesenheit der Hauptabteilungsleitung.
• Unterstützung der Regionsleitung bei Themenabfrage und -sammlung für Gremiensitzungen und Besprechungen.
• Reiseplanung der Regionsleiter in ihre Märkte, Kalenderkoordination, Reisebuchungen und Visas in Abstimmung mit Area Managern.
• Verwaltung von Dienstreisen, Abrechnungen, Rollen- und Berechtigungsverwaltung des Teams.
• Nachhalten von Schulungen / WBTs im MINI Team CM-C1 und CM-3.
• Erster Ansprechpartner bei Anfragen und Repräsentation der Abteilungen nach außen.
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Gremien und Team-Workshops.

Kenntnisse

MS Office

BMW Systeme

Englisch (gute Kenntnisse)

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP eHR

SAP SRM

Jobbeschreibung

Möchtest du beiunserem namhaften Kunden BMW in München arbeiten?

Dann bist du hierrichtig!

Es erwartet dich einespannende und interessante Position.

Perspektiven

• Unbefristeter Arbeitsvertrag bei einem derweltweit größten Personaldienstleister
• 30 TageUrlaub
• TariflichesUrlaubs- und Weihnachtsgeld
• Work-Life-Integration
• AttraktivesArbeitsumfeld
• ZahlreicheMitarbeiter Benefits
• HauseigeneKantine zu BMW-Mitarbeiter Konditionen
• GuteErreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Aufgaben

• In deiner Rolle entlastest du die Leitung der Hauptabteilungen/Regionen durch selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung aller anfallenden Assistenzaufgaben, insbesondere die Koordination und Priorisierung von Terminen in Abstimmung mit den notwendigen Teilnehmenden (auch in englischer Sprache).
• Du spielst eine wichtige Rolle bei der Entgegennahme, Priorisierung und Weitergabe von Informationen, v.a. in Abwesenheit der Hauptabteilungsleitung.
• Des Weiteren unterstützt du die Regionsleitung bei der Themenabfrage und -sammlung für Gremiensitzungen und Besprechungen sowie hast du den Gremienkalender im Blick.
• Du übernimmst die Reiseplanung der Regionsleiter in ihre Märkte durch Koordination der Kalender, Reisebuchungen/Visas in Abstimmung mit den Area Managern und den Marktkolleginnen und -kollegen (auch in englischer Sprache).
• Darüber hinaus bist du zuständig für allgemeine Themen wie weitere Dienstreisebuchungen und -abrechnungen der Hauptabteilungsleiter, Rollen- und Berechtigungsverwaltung des Teams sowie für das eigenständige Nachhalten von Schulungen / WBTs im MINI Team CM-C1 und CM-3.
• Du bist erster Ansprechpartner (w/m/x) bei Anfragen jeglicher Art (intern sowie extern) und repräsentierst die Abteilungen nach außen.
• Die Organisation und Koordination von Besprechungen, Gremien und Team-Workshops ist Teil deiner ärztörigkeit.
• Die Arbeitszeitverwaltung in SAP eHR sowie das Erstellen und Bearbeiten von Bestellungen in SAP SRM gehören ebenfalls zu deinen Aufgabenumfängen.
• Die Einbindung in fachliche Themen des Verantwortungsbereichs, die Nachverfolgung von Gremienaufträgen und Revisionsberichten runden dein spannendes Aufgabengebiet ab.

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sicherheit im Umgang mit MS Office Anwendungen, Internet und Intranet.
• Sehr gute Kenntnisse der BMW-Systeme, Prozesse und Richtlinien im Assistenzbereich (z.B. SAP, GSS, ELAN, IdAS, DIVA, EDU, myTMS).
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Begeisterung und Leidenschaft für die Aufgabe als Assistenz der Hauptabteilungsleitung