Executive Assistant Vice President / Englisch (m/w/d)

DIS AG; Berlin; On-site; EUR 39,000 - 56,000; Full time

Job summary

DIS Deutscher Industrie Service AG sucht eine Executive Assistant / Assistenz Vice President (m/w/d) am Standort Berlin-Moabit. Sie unterstützen den Vice President eines Innovation Centers sowie das Führungsteam in administrativen, organisatorischen und operativen Themen.

Der Einsatz umfasst 35 Wochenstunden. Zu den Vorteilen zählen eine attraktive Vergütung und ein professionelles, internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit dem Vice President und dem Führungsteam.

Qualifications

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften ist von Vorteil.
• Fließende Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Kollaborationstools.

Responsibilities

• Proaktive Steuerung von Terminkalendern, Prioritäten, Meetings und Kommunikation für den Vice President sowie das Führungsteam.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder inklusive Besucher-, Kunden- und Partnerbetreuung.
• Recherche, Bündelung und Strukturierung von Informationen für Führungskräftesitzungen, Präsentationen und Entscheidungsprozesse.
• Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Führungskräftetreffen inklusive Agenda und Logistik.
• Erstellung und Prüfung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten sowie Unterstützung bei Reisen und Onboarding.

Skills

Englischkenntnisse

Organisationsstärke

Diskretion

Detailgenauigkeit

Serviceorientierung

Proaktive Arbeitsweise

Education

Betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

moderne digitale Kollaborationstools

Job description

Sie unterstützen Führungskräfte gerne auf hohem Niveau, behalten komplexe Kalender, Prioritäten und vertrauliche Informationen zuverlässig im Blick und kommunizieren sicher auf Englisch? Dann bietet Ihnen diese Position ein modernes, internationales Umfeld mit direkter Nähe zum Management.

Für unseren Kunden suchen wir im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung einen Executive Assistant / Assistenz Vice President (m/w/d) am Standort Berlin-Moabit. Sie unterstützen den Vice President eines Innovation Centers sowie das Führungsteam in administrativen, organisatorischen und operativen Themen. Der Einsatz umfasst 35 Wochenstunden.

Ihre Perspektiven

• Attraktive Vergütung
• 35-Stunden-Woche mit planbaren Rahmenbedingungen
• Langfristiger Einsatz bis 2028
• Professionelles, internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit dem Vice President und Führungsteam
• Spannende Schnittstelle zwischen Management, Innovation, Stakeholdern und operativer Organisation
• Moderner Standort in Berlin-Moabit
• Persönliche Betreuung und Begleitung durch die DIS AG während des gesamten Einsatzes

Ihre Aufgaben

• Proaktive Steuerung von Terminkalendern, Prioritäten, Meetings und Kommunikation für den Vice President sowie das Führungsteam
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder inklusive professioneller Besucher-, Kunden- und Partnerbetreuung
• Recherche, Bündelung und Strukturierung von Informationen für Führungskräftesitzungen, Präsentationen, Reden und Entscheidungsprozesse
• Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Führungskräftetreffen inklusive Agenda, Logistik und bereichsübergreifender Abstimmung
• Erstellung und Prüfung professioneller Dokumente, Präsentationen, Berichte und Korrespondenz sowie Unterstützung bei Reisen, Reisekosten, Beschaffung, Onboarding und operativen Teamabläufen

Ihr Profil

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, z. B. als Executive Assistant, Teamassistenz, Office Manager oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Fließende Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Kollaborationstools
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion, Detailgenauigkeit, Serviceorientierung und proaktive Arbeitsweise

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrial Solutions. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut Great Place to Work aus ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununuTop Company Award. Unser Service wird mit 4,6 bei Google und mit 4,2 bei kununu bewertet.

Stand 03/25