Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit

Naturida GmbH; Berlin; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Naturida GmbH sucht eine erfahrene Executive Assistant & Business Operations zur Entlastung der Geschäftsführung. Du bist zentrale Ansprechperson für drei Principals, steuerst Office in Schönefeld und übernimmst Ownership ab Tag 1.

Zu deinen Aufgaben gehören Kalender, Reisen, Meetings, HR- und Finance-Unterstützung, Recruiting, Onboarding und Events. Du arbeitest eigenständig, kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und trägst zur Optimierung von Prozessen bei.

Qualifications

• 3+ Jahre Berufserfahrung mit Assistenz-, Organisations- oder C-Level-Themen
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und fließende Englischkenntnisse
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres Zahlenverständnis und Organisationskompetenz

Responsibilities

• Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung managen
• Meetings vorbereiten, strukturieren und Nachbereitung sicherstellen
• Office-Management in Schönefeld (Bürobedarf, Ablage, Verträge)
• Onboarding- und Weihnachtsboxen vorbereiten, neue Mitarbeitende willkommen heißen
• Produktsamples entgegennehmen, dokumentieren und Feedback vorbereiten
• Private Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort unterstützen
• Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung erstellen
• Interne Events und Offsites planen und projektieren
• Vollständige Projektverantwortung für Administration, HR und Unternehmensentwicklung
• Zahlungsfristen, Verträge im Blick behalten, Controlling unterstützen

Skills

Projektverantwortung

Diskretion

Organisation

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Tools

Google Workspace

Job description

Wir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet. Als Executive Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag 1.

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)

Projekte & Business Operations

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um
• Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ und sorgst für einen reibungslosen Start neuer Kolleg:innen
• Du terminierst und koordinierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege und gibst sie fristgerecht ans Steuerbüro weiter, außerdem managst du die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der Geschäftsleitung
• Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling

Dein Profil

• 3+ Jahre Berufserfahrung mit Schnittstellen zu Assistenz-, Organisations- oder C-Level-Themen
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und fließende Englischkenntnisse
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz
• Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil

Wir freue uns schon auf deine Bewerbung!