Executive Assistant (m/w/d) - Teilzeit 25 Std.

Hello Lemon GmbH; Neuwied; Vor Ort; EUR 25.000 - 39.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Chemietarif-Gehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Mobilitätszuschuss

Kantinenzuschuss

Flexible Arbeitszeit / Gleitzeitmodell

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Hello Lemon GmbH in Deutschland sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, steuern Termine, bereiten Meetings vor und erstellen strukturierte Protokolle mit Nachverfolgung von Maßnahmen.

Sie planen nationale und internationale Dienstreisen, erstellen Reisekostenabrechnungen und fungieren als zentrale Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner.

Qualifikationen

• Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Marketing oder vergleichbar.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Managementebene.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, detailorientierte und diskrete Arbeitsweise im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erfahrung mit MS Office, insbesondere PowerPoint; idealerweise CMS- oder Design-Tools.
• Proaktives, lösungsorientiertes Arbeiten; behält auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Organisatorisches Geschick und professionelles Auftreten gegenüber Stakeholdern.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen auf Managementebene.
• Terminkoordination, Vorbereitung von Meetings sowie Vorstands- und Gremiensitzungen; Protokolle erstellen und Maßnahmen nachverfolgen.
• Planung nationaler und internationaler Dienstreisen; Reisekostenabrechnungen erstellen.
• Zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner; professionelle Kommunikation sicherstellen.
• Begleitung strategischer Projekte durch Recherchen, Analysen sowie Erstellung von Präsentationen und Reports.
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents; reibungsloser Ablauf.
• Unterstützung der internen Kommunikation und Pflege digitaler Inhalte.

Kenntnisse

Büroorganisation

Diskretion

Terminmanagement

Meetingsvorbereitung

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium (BWL/Kommunikation/Marketing oder vergleichbar)

Tools

MS Office

PowerPoint

CMS-Tools

Jobbeschreibung

Sie arbeiten strukturiert, diskret und behalten auch bei komplexen Terminen und Projekten den Überblick? Sie möchten als Executive Assistant (m/w/d) eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und strategische Themen aktiv begleiten? Dann erwartet Sie hier eine verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum im gehobenen Managementumfeld.

Unser Kunde ist ein international ausgerichtetes, wachstumsorientiertes Unternehmen. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung, kurzen Entscheidungswegen und professionellen Strukturen. Verlässlichkeit, Diskretion und strategische Unterstützung auf Managementebene stehen im Mittelpunkt dieser Position.

Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen auf Managementebene.
• Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings sowie Vorstands- und Gremiensitzungen vor und erstellen strukturierte Protokolle inklusive Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Sie planen nationale und internationale Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und gewährleisten eine professionelle Kommunikation.
• Sie begleiten strategische Projekte durch Recherchen, Analysen sowie die Erstellung aussagekräftiger Präsentationen und Reports.
• Sie organisieren interne Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie unterstützen die interne Kommunikation und pflegen digitale Inhalte, beispielsweise auf der Unternehmenswebsite.
• Sie repräsentieren die Geschäftsführung als erste Ansprechperson mit einem souveränen und verbindlichen Auftreten.
• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Managementebene mit.
• Sie kommunizieren verhandlungssicher in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten äußerst strukturiert, detailorientiert und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, und verfügen idealerweise über Kenntnisse in CMS- oder Design-Tools.
• Sie agieren proaktiv, lösungsorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Sie verfügen über organisatorisches Geschick und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.

Benefits

• Sie erhalten Zugang zu attraktiven Positionen, die häufig nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
• Sie werden persönlich beraten und während des gesamten Bewerbungsprozesses professionell begleitet.
• Sie profitieren von ehrlichem Feedback, absoluter Diskretion und fundierter Branchenexpertise.
• Sie sparen wertvolle Zeit, da wir die komplette Kommunikation mit den Unternehmen für Sie übernehmen.
• Sie arbeiten in einem flexiblen Gleitzeitmodell mit hoher Eigenverantwortung.
• Sie erhalten eine Vergütung nach Chemietarif bei einer 25-Stundenwoche.
• Sie profitieren von einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Sie erhalten einen Zuschuss zur Mobilität sowie einen Kantinenzuschuss.
• Sie nutzen gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir beurteilen qualifizierte Bewerber:innen ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Kultur, Mentalität, Alter, Behinderung, Religion und sexuelle Orientierung.