Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Koop Wasserbau; Bad Bentheim; Remote; EUR 50.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeit

Moderne Arbeitsmittel

Sicherer Arbeitsplatz

Direkte Zusammenarbeit mit CEO

Zusammenfassung

Koop Wasserbau sucht eine erfahrene Executive Assistant zur direkten Unterstützung des CEO am Hauptsitz. Sie übernehmen Organisation, Kalender, Reisen und bereiten Meetings professionell vor.

Sie arbeiten selbstständig, antizipieren Bedarf, koordinieren Stakeholder und gestalten Prozesse mit. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS 365 sind erforderlich; Niederländisch vorteilhaft. Arbeiten Sie flexibel in einem wachsenden Unternehmen mit viel Gestaltungsspielraum.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in mittelständischem Umfeld.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Bedarf antizipieren statt auf Anweisungen warten.
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren und Führungskräften.

Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. Priorisierung und Fokuszeiten.
• Aufsetzen und Nachhalten regelmäßiger Jour fixes mit Direct Reports des CEO.
• Vorbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing.
• Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen.
• Komplette Reiseplanung inkl. Reisekostenabrechnung.
• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern.
• Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen.
• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz.

Kenntnisse

Executive Assistant

Proaktive Arbeitsweise

Selbstständigkeit

MS 365

Englische Sprachkenntnisse

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Deine Mission

Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.

Deine Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. aktiver Priorisierung und Schutz von Fokuszeiten
• Aufsetzen und Nachhalten der regelmäßigen Jour fixes mit den Direct Reports des CEO
• Vorbereitung von Terminen und Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing
• Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen
• Komplette Reiseplanung und -organisation inkl. Reisekostenabrechnung
• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern am Hauptsitz
• Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO
• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (u. a. Onboarding neuer Kolleg:innen, Management-Meetings, Firmenveranstaltungen, Office Management)

Das bringst Du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in einem dynamischen Mittelstands- oder PE-Umfeld
• Nachweislich proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedarf, statt auf Anweisungen zu warten
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften
• Durchsetzungsstärke beim Nachhalten von Terminen, Themen und Zusagen – auch auf Managementebene
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen und Prozesse eigenständig aufzubauen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und ausgeprägte digitale Affinität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Niederländischkenntnisse von Vorteil

Warum wir?

• Verantwortung ab Tag eins und direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
• Die Möglichkeit, das neu geschaffene CEO Office von Grund auf mitzugestalten
• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe
• Sicherer Arbeitsplatz in einem gesunden, wachsenden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub & Urlaubsgeld
• Moderne Arbeitsmittel & klare Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der [phone] bzw. [e-mail] weiter!